Neu im Club – was nun?
Denkanstöße zur Personalwirtschaft
Sie haben den oder die richtige/n neu/e Mitarbeiter/in gefunden? Vertrag gemacht, Startdatum und -uhrzeit definiert. Und dann ist der große Tag für beide Seiten da.
Ein neues Teammitglied ist immer ein Einschnitt in ein Team. Sei es als Chef oder als Kollege. Gefüge, die sich teilweise seit Jahren gefunden und bewährt haben, bekommen von außen ein neues Element. Nicht jeder ist damit zwingend glücklich. Im Falle von Ersetzungen wird schnell in Vergleichen zum vorhergehenden Stelleninhaber gedacht, insbesondere wenn er ein wertvolles Mitglied des Teams war oder schon lange da. Andersherum ist für „den Neuen“ die aktuelle Konstellation nicht wirklich transparent bzw. voller Stolperfallen, da er die geheimen Machtverhältnisse nicht kennt. In beiden Fällen können durch eine achtsame, sorgfältige Vorbereitung viele potentielle ‚Störfeuer‘ vermieden werden.
Team vorbereiten
Die Neugierde ist groß, ggf. schwirren schon erste Gerüchte. Dem kann die Führungsperson entgegenwirken, indem sie den Mitarbeitern eine grobe, erste Information über den neuen Mitarbeiter zukommen lässt. Alter, vorheriges Unternehmen, Ausbildung, Länge und Art der Erfahrung sollten zunächst reichen. Dazu eine Information, für was genau die Einstellung vorgenommen wurde: Ersatzbeschaffung für einen ausgeschiedenen Kollegen oder eine neue Stelle. In beiden Fällen ist es sinnvoll, die Mitarbeiter zu informieren, was genau die Inhalte der neuen Stelle sind und ob die alte Stelle 1:1 weitergeführt wird.
Organisatorisches
Um alle Daten beieinander zu haben, ist vorab eine Personalakte für den neuen Mitarbeiter/die neue Mitarbeiterin anzulegen. Diese sollte den Personalstammbogen mit grundsätzlichen Informationen zur Person, wie Adresse, Telefonnummer etc. beinhalten. Fordern Sie vor Eintritt die Daten zu Krankenkasse und Bankverbindung an, aber auch zum Familienstand und Anzahl der Kinder. Dies zusammen mit den eingereichten Bewerbungsunterlagen und dem Arbeitsvertrag komplettiert die Akte. Dann noch offene Fragen lassen sich am ersten Arbeitstag klären. Anhand der o.g. Unterlagen kann das neue Teammitglied angemeldet und der Datensatz für die Lohnabrechnung erstellt werden.
Den ersten Tag gestalten
Der/die Vorgesetzte sollte unbedingt da sein, um den/die Neue/n willkommen zu heißen. Der Schreibtisch/Arbeitsplatz sollte aufgeräumt und ansprechend gestaltet sein, ggf. ist dort ein kleiner Blumenstrauß eine nette Geste. Nehmen Sie sich viel Zeit, um den Betrieb zu zeigen, damit sich der neue Kollege gut zurechtfindet und nehmen Sie sich ebenso Zeit, seine direkten Kollegen bzw. Mitarbeiter vorzustellen. Planen Sie, wenn es geht, ein gemeinsames Mittagessen ein. Es muss allen klar sein, dass für sämtliche Parteien hier ein neuer Abschnitt beginnt (und alle entsprechend vorsichtig oder angespannt sind). Der Führungskraft kommt in diesem Sinne gerade am Anfang eines Dienstverhältnisses die besondere Aufgabe zu, etwaige atmosphärische Störungen im Keim zu ersticken.
Schließlich sollte am ersten Tag auch die Zeit genutzt werden, sich über die Prioritäten der ersten 4 Wochen in der Tätigkeit auszutauschen, ein gemeinsames Verständnis dazu zu dokumentieren und Regeltermine einzuführen.
Die ersten 100 Tage
Es empfiehlt sich, einen groben Einarbeitungsplan zu machen. Dieser richtet sich stark danach, ob die/der Neue fachfremd ist oder aus einem anderen Club kommt. Für Fachfremde ist klar im Vordergrund, spezifische Fähigkeiten für die Aufgabe zu entwickeln. Diese Mitarbeiter sollten idealerweise einen Mentor haben, der die Einarbeitung begleitet. Bei Mitarbeitern aus anderen Clubs stehen selbstverständlich die Besonderheiten ihrer neuen Wirkungsstätte im Vordergrund. Auch hier wäre ein Mentor schön, nur der Umfang der Unterstützung ist in der Regel etwas geringer einzuschätzen. Die ersten Klippen sind gemeistert? Die ersten Ergebnisse sind erbracht bzw. der/die Mitarbeiter/in hat sich gut in das Team integriert? Dann ist es an der Zeit ein weiteres Gespräch zu führen, wie die gegenseitigen Erfahrungen sind, wo es eventuell noch hakt, wie sich der Umgang mit Kunden und Kollegen entwickelt und wo die Schwerpunkte bis zum Ende der Probezeit liegen sollen. Jetzt beginnt die Zeit, um zu testen, ob sich negative Trends in der Beschäftigung verstärken, aber natürlich auch positive. Sie können die Stärken und Schwächen des neuen Mitarbeiters ausloten und einordnen. Nehmen Sie sich die Zeit, mit Kollegen, Kunden und dem neuen Mitarbeiter lieber ein Gespräch mehr als eines zu wenig zu führen. Und halten Sie sich vor Augen, dass das Ziel ja eine dauerhafte vertrauensvolle Zusammenarbeit sein soll. Dafür muss sich sicherlich der neue Mitarbeiter empfehlen, aber – und das vergessen die Meisten – ebenso das Unternehmen.
Zum Ende der Probezeit
Die Frist, bis zu der man sich überlegen sollte, ob man gemeinsam in die Zukunft geht, ist in Kürze zu Ende. Im Idealfall ist dies bis dahin positiv geklärt; im Zweifelsfall ist jetzt der späteste Zeitpunkt um eine Entscheidung zu treffen: man trennt sich oder verlängert die Probezeit, was aus gutem Grund möglich, aber eher ein Beweis des Mißtrauens ist.
Das Ende der Probezeit sollte ebenfalls durch ein Gespräch dokumentiert werden. Möglich wäre auch, hier schon – wo zweckmäßig – ein Zielvereinbarungsgespräch zu führen, dessen Protokollierung beide Seiten unterschreiben. Scheuen Sie sich nicht, Methoden aus der freien Wirtschaft hinsichtlich Ihrer Personalführung auch in Ihrem Club einzuführen. Geklärte Verhältnisse lassen wenig Raum für Frust und Missverständnisse.
Ihr Team hat sich gefunden und arbeitet reibungslos? Beste Voraussetzungen für einen perfekten Betriebsablauf. Damit das aber so bleibt, Ihre Mitarbeiter sich weiterentwickeln können und die von Ihnen angebotene Dienstleistung immer besser wird, gilt es, sich ein Personalentwicklungsprogramm für Team und einzelne Mitarbeiter zu überlegen. Darüber sprechen wir im nächsten Beitrag.
Autorin: Eva Zitzler | golfmanager 05/2015