Meine Mitarbeiter/-innen, meine wichtigsten Ressourcen

Denkanstöße zur Personalwirtschaft

Die Golfbranche ist, was die Qualifikation von Mitarbeitern angeht, egal in welcher Position, ein recht inhomogenes Konstrukt. Sie wird von nahezu überwiegend Seiteneinsteigern getragen. Dies gilt sowohl für das Ehrenamt als auch insbesondere die Angestellten.

 

Aufgrund des Vereinsrechts wird sich dies bei den Vorständen auch nicht absehbar ändern. Im Hauptamt jedoch ist in den vergangenen Jahren eine zunehmende Professionalisierung der Ausbildung bzw. Zusatzausbildung festzustellen. Diskrepanzen in der Betrachtungsweise und im Herangehen an das Tagesgeschäft sind so vorprogrammiert und nicht selten gehen die Sichtweisen zum Personaleinsatz auseinander.

 

Wir betrachten in dieser Reihe den Golfclub als kleines, mittelständisches Unternehmen. Diese Sichtweise des Betriebs einer Golfanlage ist ein wichtiger Schlüssel zu einer professionellen Aufstellung der Organisation – weg vom klassischen Verein, hin zu einem professionellen Freizeit-Dienstleister. Denn nicht jede Anlage gehört zu einem professionell aufgestellten Betreiber. Gerade kleinere, ländliche Anlagen müssen mit jeder Personalstunde haushalten und mit den knappen Ressourcen das Optimum für Mitglieder und Gäste herausholen. Gerade hier ist eine durchdachte, zukunftsorientierte und ja, auch achtsame Personalorganisation essenziell.

 

In fünf Folgen werden wir den gesamten Bogen vom Rüstzeug über die Mitarbeitergewinnung bis zur Trennung beleuchten. Es geht hier weniger um abschließend geschilderte Prozesse, die von Club zu Club variieren können, sondern mehr um Denkanstöße, einmal ein besonderes Augenmerk auf die neben dem Platz wichtigste Ressource zu lenken. Das Schlagwort „Employer Branding“ ist in aller Munde, Unternehmen verwenden viel Zeit darauf. Dabei geht es – schlicht gesagt – um nichts anderes, als die Etikette auf die Einstellung und das Verhalten rund um Personal anzuwenden.

 

Grundsätzliche Überlegungen

Die Clubsekretärin hat gekündigt, der Greenkeeper wechselt. Was nun? Hektik bricht aus, es wird jemand gesucht, der sofort einspringen kann. Hauptsache: Ersatz! Einfach machen! Aber dies birgt viele Fallen. Klare Regelungen der Aufgaben und Kompetenzen entschärfen für gewöhnlich viele Konflikte. Was also gehört dazu, damit alles glatt geht?

 

Die Stellenbeschreibung

Hat Ihr Club für alle Funktionen Stellenbeschreibungen? Auch für die Vorstände? Stellenbeschreibungen regeln die Über- und Unterstellungsverhältnisse, die wiederkehrenden Kern-Aufgaben, die Stellenziele, die Stellenbefugnisse, die Verantwortlichkeiten sowie die Anforderungen an den Stelleninhaber (vgl. OLFERT, 2010). Es liegt auf der Hand, dass in Golfclubs eher Generalisten gesucht werden, jedoch hat jede Funktion ihre ganz besonderen Charakteristika, die hier festzulegen sind.

 

Besonders hilfreich für das Tagesgeschäft ist eine klare Regelung der Unterstellungsverhältnisse. Dazu ergänzend ist es sinnvoll, wenn ein neu gewählter Vorstand sich selbst eine Geschäftsordnung bzw. einen Geschäftsverteilungsplan gibt. Auch in Vorständen sollten die Kompetenzen klar geregelt sein, denn so wird es auch für das hauptamtliche Team klar, wer der „richtige“ Ansprechpartner ist.

 

Die Personalbedarfsplanung

Clubs arbeiten aus Kostengründen zumeist mit einem Mindestbestand an Personal. Abgänge oder längere Ausfälle stellen viele kleinere Clubs vor fast unlösbare Aufgaben. Die Personalbedarfsplanung stellt sicher, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in erforderlichem Umfang und in mit hinreichender Qualifikation zur Verfügung stehen. Jetzt, aber auch für die Zukunft.

 

Nachzudenken ist daher einerseits über die Ausprägung des Services auf der Anlage: Öffnungszeiten des Sekretariats und Pflegezustand des Platzes. Was sind die Kernanforderungen? Wie ist der Idealzustand? Geht jemand in absehbarer Zeit in Ruhestand oder Elternzeit? Ist für Nachfolge gesorgt? Kann notfalls interimistisch ein Mitglied oder Vorstand als Back-Up einspringen?

 

Auch hier ist häufig eine Tendenz zu beobachten, auf die bestehende Mannschaft immer mehr Aufgaben abzuwälzen. Doch Vorsicht! Sind Arbeitszeitgesetze eingehalten? Wird der Mindestlohn eingehalten? Auch hier erleichtert klare Planung und ein sinnvolles Durchdenken aller o.g. Aspekte die Arbeit und hält auch Prüfungen stand.

 

Das Vertragswesen

Vorstände wechseln, Clubmanager wechseln – und mit den Wechseln werden viele verschiedene Philosophien gelebt. Wie ist das bei Ihnen im Club?

 

Sind die Verträge einheitlich? Sind die Arbeitszeitregelungen die gleichen, im Greenkeeping bzw. in der Verwaltung? Sind die Prinzipien der Lohngerechtigkeit gewahrt? Welche Zusatzleistungen werden angeboten? Entgeltumwandlung für LV, VWL, Tankgutscheine? Oder nur auf Anfrage?

 

Es lohnt sich, einen auf Arbeitsrecht spezialisierten Anwalt zu Rate zu ziehen und Verträge nach den neuesten Grundsätzen entwerfen zu lassen. Denken Sie auch darüber nach, ggf. steuerlich begünstigte Zusatzleistungen für Ihre Mitarbeiter anzubieten?

 

Wer führt die Personalunterlagen? Das Clubmanagement, der Steuerberater? Sind die Unterlagen strukturiert und vollständig? Werden sie regelmäßig durchgesehen? Gibt es Standardprozesse im Club für die Anlage der Akten bei Einstellung bzw. Ausstellung?

 

Gibt es am Ende sogar einen Mitarbeiter, der sich nur um Personal und Finanzen kümmert? Oder macht es der Clubmanager selber? Oder der Schatzmeister?

 

Die laufende Betreuung

Die Prozesse sind sauber? Gut! Aber wer kümmert sich eigentlich um die Anliegen im laufenden Betrieb. Klar: Krankmeldungen bekommt derjenige, der sich um die Abrechnung kümmert. Wer ist das eigentlich oder melden Sie Krankmeldungen am Ende gar nicht an die Krankenkassen? Haben Sie für Ihren Club die vorgeschriebene betriebsärztliche Betreuung organisiert? Gibt es für jeden Arbeitsplatz Gefährdungsbeurteilungen, um ggf. präventiv eventuellen Berufskrankheiten vorzubeugen? Hilfe bieten hier die Berufsgenossenschaften, aber auch der Fragebogen von GOLF&NATUR.

 

Was, wenn es Unstimmigkeiten im Team gibt, die mit normalen Gesprächen nicht mehr zu lösen sind? Ist ein Vorstand benannt, der die Gespräche schlichtend führt? Macht das der Clubmanager? Oder ist ein externer Coach vielleicht besser? Auch hier ist zu empfehlen, Klarheit herzustellen und ggf. Vorkehrungen zu treffen.

 

Halten Sie sich immer vor Augen, dass gerade in den Sommermonaten die Arbeitsbelastung dauerhaft deutlich über Normalmaß liegt, auch wenn Sie im Winter ausgeglichen werden kann. Wer schon mal eine komplette Sieben-Tage-Woche mit im Schnitt zehn Stunden an einer Golfrezeption in der Saison allein gemacht hat, weiß Bescheid. Die Regeneration ist nicht wie in normalen Berufen sichergestellt. Wochenenden werden durchgearbeitet, in Verwaltung und im Greenkeeping. Im Sommer gehen die anderen in Urlaub, nur man selbst nicht. Eine Golfanlage muss dann Geld verdienen, wenn Saison ist. Daher ist an den Arbeitszeiten kaum zu drehen. Aus diesem Grund kommt der Wertschätzung der Arbeit durch die Vorgesetzten ein ganz besonderer Stellenwert zu. Vergegenwärtigen Sie sich, dass Mitarbeiter, die dies freiwillig und mit Freude machen, im Sommer nicht selten auf private Aktivitäten verzichten müssen, die für andere selbstverständlich sind! Schätzen Sie die, die sie haben, und bieten Sie ihnen ein offenes Ohr an.

 

Nach diesen wenigen, aber wichtigen Grundgedanken sollte das Gerüst stehen, das Sie brauchen, wenn es im nächsten Beitrag um die Personalsuche geht.

 

Literaturhinweis

OLFERT, K., 2010: Personalwirtschaft, Verlag Neue Wirtschaftsbriefe GmbH & Co. KG, 14. Auflage, S. 66.

 

Autorin: Eva Zitzler | golfmanager 03/2015

 

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