Externe Platzpflege: Für und Wider, Fallstricke

Outsourcing der Golfplatzpflege

Outsourcing bezeichnet in der Betriebswirtschaft die Auslagerung von betrieblichen Aufgaben, Prozessen und Strukturen an externe Dienstleister. Es ist eine spezielle Form des Fremdbezugs von bisher von einem Betrieb selbst erbrachten Leistungen. In unserer arbeitsteiligen hochspezialisierten Wirtschaft findet das Outsourcing heute so gut wie in allen Bereichen statt, unabhängig von der Größe der Unternehmen und Branche.

 

Auf Golfanlagen sind z.B. die externe Buchführung, die Gebäude- und Fensterreinigung, das Catering bei Großveranstaltungen und auch einzelne spezielle Platzpflegemaßnahmen durch externe Firmen gängige Praxis.

 

Als Gründe für das Outsourcing ­werden allgemein genannt:

  • Kostenreduktion,
  • Qualitätsverbesserung,
  • nicht ausreichende Kapazität, ­um die Leistung selber erbringen zu können,
  • fehlendes Know-how für die ­Eigenherstellung,
  • Konzentration auf die ­Kernkompetenzen,
  • Auslagerung von Risiken,
  • höhere Liquidität durch geringere Kapitalbindung in Umlauf- und Anlagevermögen,
  • bessere Anpassungsmöglichkeiten an Nachfrageschwankungen.

 

Die Auslagerung von betrieblichen Aufgaben ist vielfach zu einem Schlagwort geworden für eine vermeintliche schnelle und ökonomische Lösung von Problemen, die man selbst nicht richtig in den Griff bekommt. Häufig steht die Kostensenkung im Vordergrund. Dabei ist das Outsourcing keineswegs eine „Einbahnstraße“. Auch das „Insourcing“, also das Zurückholen ausgelagerter Aufgaben, ist gängige Praxis, wenn sich z.B. die Rahmenbedingungen für die Erledigung der betrieblichen Aufgaben ändern. Aber, je umfangreicher und komplexer die outgesourcten Aufgaben sind und je mehr Know-how für dessen Erledigung notwendig ist, desto schwieriger wird ein späteres Insourcing. Deshalb ist es wichtig, das Outsourcing der Golfplatzpflege mit all seinen Facetten näher zu beleuchten: Werden die Platzpflegearbeiten bei externer Vergabe tatsächlich rationeller und kostengünstiger durchgeführt? Kann der Dienstleister die Platzqualität halten oder sogar verbessern? Werden die Budgetrisiken tatsächlich dauerhaft reduziert? Werden beim Outcourcing messbar Management-Kapazitäten freigesetzt? Wie sind die Auswirkungen auf die Liquidität? Wird der Golfclub flexibler und langfristig in die Lage versetzt, sich besser auf seine Kernaufgaben zu fokussieren? Es stellen sich mit dem Outsourcing des Greenkeepings also eine Vielzahl von Fragen.

Outsourcing einzelner Pflegearbeiten

Wenn auf einer Golfanlage bisher die Pflege des Golfplatzes komplett mit eigenen Arbeitskräften und eigenen Maschinen, also intern, erbracht wurde, dann wird beim Outsourcing diese Aufgabe an einen Pflegedienstleister, also einen Externen, übertragen. Der Pflegedienstleister kann ein regional tätiges oder auch ein bundesweit agierendes, auf die Golfplatzpflege spezialisiertes Unternehmen sein. Gerade letztere haben sich in den vergangenen Jahren stark professionalisiert und sind sehr aktiv am Markt.

Daneben gibt es die Variante, für bestimmte Aufgaben oder Pflegebereiche regelmäßig oder von Fall zu Fall externe Spezialfirmen zu beauftragen. Diese Möglichkeit wird insbesondere genutzt, wenn es sich um zeitintensive Arbeiten handelt und/oder diese Arbeiten Spezialmaschinen erfordern, die hohe Investitionen bedingen. Es hat sich deshalb in den letzten Jahren in Deutschland mehr und mehr durchgesetzt, für folgende Arbeiten Spezialisten zu beauftragen:

  • Grüns bohren,
  • Vertidrain-Arbeiten,
  • Fairway-Besandung,
  • Pflege des Hardroughs,
  • Baumpflege,
  • Schleifarbeiten an Schneide­einheiten von Spindelmähern.

 

Dienstleister stellt Arbeitskräfte, Maschinen und Know-how

Neben einer höheren Effizienz bei der Durchführung einzelner Pflegearbeiten durch externe Spezialisten ist die zur Verfügung stehende Arbeitskapazität ein ausschlaggebender Faktor. Beispielsweise binden zeitraubende Arbeitsgänge wie in der Saison selbst durchgeführte Vertidrain-Arbeiten die eigenen Greenkeeper umfangreich, die dann für andere notwendige Pflegearbeiten fehlen. Des Weiteren werden Spezialarbeiten wie „Grüns bohren“ nur im Bedarfsfall alle paar Jahre durchgeführt und die Investitionen in Spezialmaschinen, die mehrere zehntausend Euro kosten, lohnen sich für eine einzelne Golfanlage wegen der geringen jährlichen Stundenleistung nicht. Bei Baumpflegearbeiten ist spezielle Sachkunde, wie die des „Zertifizierten Baumpflegers“, und viel Erfahrung geboten. Das notwendige Know-how im Golfclub mit einem durchschnittlichen bis geringem Baumbestand selber aufzubauen, lohnt sich in der Regel nicht.

 

Bei dieser Variante des Outsourcings ergeben sich für Golfanlagen keine grundlegenden, weitreichenden Fragestellungen, da der Aufgabenkomplex „Golfplatzpflege“ in den eigenen Händen bleibt. Es stellt eine von vornherein betriebswirtschaftlich sinnvolle Lösung dar und erweitert die Schlagkraft der eigenen Greenkeeper-Mannschaft für die interne Platzpflege.

 

Outsourcing der kompletten Golfplatzpflege

Anders stellt sich die Sachlage bei einer kompletten Vergabe der Golfplatzpflegearbeiten an einen externen Dienstleister dar. Dies ist ein weitreichender Schritt mit vielen organisatorischen, rechtlichen und finanziellen Veränderungen für den Golfclub bzw. Golfanlagenbetreiber. Er will gut überlegt und geplant sein.

 

Beim kompletten Outsourcing der Golfplatzpflege werden in vielen Fällen die bisherigen Pflegemaschinen, Geräte und Werkzeuge des Golfclubs vom Pflegedienstleister übernommen. Dasselbe gilt für die Arbeitskräfte – die bisherigen Clubmitarbeiter wechseln also zur Pflegefirma. Mit der Fremdvergabe der Pflege seines Golfplatzes ist der Golfclub zwar eine Menge Aufgaben und Sorgen los, aber er gibt auch viele Steuerungsmöglichkeiten aus der Hand und bindet sich über Jahre an einen Externen. Die Entscheidung, die Golfplatzpflege fremdzuvergeben, ist deshalb eine einschneidende Weichenstellung. Von den Entscheidungsträgern muss daher bei der Auftragsvergabe kritisch bewertet werden, inwiefern ein partnerschaftlicher, vertragstreuer Dienstleister gewonnen werden kann, der fachlich und standortbezogenen einwandfreie Pflegeleistungen erbringt. Denn mit dem Outsourcing der kompletten Golfplatzpflege gibt der Golfclub wesentliche Möglichkeiten der Einflussnahme auf die Platzpflege ab und gerät mehr oder minder in die Abhängigkeit von einem externen Dienstleister. Das ist per se nicht abzulehnen, muss aber wohl überlegt sein.

 

Die Fragen der Auftragsvergabe und die rechtlichen Aspekte sowie Vertragsgestaltung des Outsourcings der Golfplatzpflege werden deshalb ausführlich in weiteren Artikeln des golfmanagers beleuchtet, die in den Ausgaben 3 und 4/17 erscheinen.

Kostenmäßige Einordnung der Golfplatzpflege

Betrachtet man die Kosten der Golfplatzpflege in Relation zu den Gesamtkosten einer Golfanlage, so ist festzustellen, dass diese in der Regel 40 bis 50% der Gesamtkosten einer 18-Löcher-Golfanlage ausmachen. Die Platzpflegekosten sind die mit Abstand größte Kostenposition im Gesamtbudget einer Golfanlage und bedürfen bereits von daher eines intensiven Controllings. Jede kleine prozentuale Kostenänderung in diesem Bereich, sei es in negativer oder auch positiver Richtung, schlägt sich gravierend auf das Gesamtbudget nieder.

 

Strategische Einordnung der Golfplatzpflege

Für die Bewertung des Pflegemanagements wird sich auf folgende Parameter fokussiert:

  • Zeit,
  • Geld,
  • fachliche Expertise.

Aufwendungen bei 18-Löcheranlagen

Es ist allgemein bekannt, dass eine nachhaltig hohe Platzqualität ein wichtiger Faktor für die Mitgliederzufriedenheit, den Zuspruch von Greenfee-Spielern und auch von Sponsoren ist. Die Qualität des Golfplatzes und seiner Pflege ist daher von zentraler Bedeutung für den Golfclub bzw. den Golfanlagenbetreiber. Für TOP-Turnierplätze kann sie strategische Bedeutung erlangen. Doch neben der Platzqualität sind angesichts der Marktveränderungen und dem dadurch bedingten wirtschaftlichen Druck die Kosten und der Zeitbedarf für die Aufgabenerledigung mehr und mehr im Fokus der haupt- und ehrenamtlichen Entscheidungsträger gerückt.

 

Für und Wider des Outsourcings

Die Gründe, die allgemein für das Outsourcing sprechen, wurden bereits erwähnt. Als Nachteile werden allgemein genannt:

  • Abhängigkeit von externen ­Unternehmen,
  • mögliche Qualitätsprobleme des externen Lieferanten/Dienst­leisters,
  • mögliche Verzögerungen bei der Leistungserbringung durch den Externen,
  • geringere Flexibilität durch ­Abhängigkeit von Dritten,
  • ggf. lange Vertragsbindung,
  • Reduktion des firmeninternen Know-hows,
  • weniger Arbeitsplätze im eigenen Betrieb,
  • ggf. Preisgabe von ­Firmeninternas,
  • mögliche Missverständnisse ­bei der Vertragsauslegung.

 

Den Gründen, die allgemein für das Outsourcing sprechen, stehen also eine ganze Reihe von Negativpunkten gegenüber. Bei der Outsourcing-Entscheidung gilt es, diese individuell abzuwägen und auch die Chancen und Risiken der Fremdvergabe der Golfplatzpflege für den eigenen Platz zu bewerten.

 

Die Vorteile/Stärken und Nachteile/Schwächen sowie die Chancen und Risiken des Outsourcings lassen sich gut anhand einer SWOT-Analyse darstellen. Die SWOT-Analyse (engl. für Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Bedrohungen)) ist ein vielfach angewandtes Instrument für die Positionsbestimmung und strategische Planung von Unternehmen und Organisationen. Für das Outsourcing der Golfplatzpflege zeigt obige SWOT-Tabelle das Für und Wider in zusammengefasster und übersichtlicher Weise. Die Bewertung der einzelnen Punkte muss für die Entscheidungsfindung im Golfbetrieb selbstverständlich unter Berücksichtigung des Einzelfalls erfolgen.

 

Entscheidungsgründe für das Outsourcing in der Praxis

Der DGV hat im November 2016 für die AGQ eine Online-Umfrage bei seinen Mitgliedern zum Outsourcing in der Golfplatzpflege durchgeführt. 258 Golfanlagen haben auf die Umfrage geantwortet, was einer Quote von 31% der im DGV organisierten Golfanlagen entspricht. Geantwortet haben in erster Linien haupt- und ehrenamtliche Führungskräfte.

 

Die von den Golfclubs in der DGV-Umfrage genannten Gründe für eine Fremdvergabe der Golfplatzpflege werden nachfolgend von verschiedenen Seiten her beleuchtet. Über die Ergebnisse der Umfrage wird im Einzelnen in einem weiteren Artikel dieser Serie berichtet.

 

Entscheidungsgrund: „Kostenreduzierung”

Das Outsourcing der Golfplatzpflege ist häufig mit der Erwartung verbunden, dass die Kosten für die Platzpflege reduziert werden können. Dies ist aber von vornherein nicht der Fall. Ein Pflegedienstleister, der für mehrere Golfanlagen arbeitet, kann die Maschinen und das Personal rationeller einsetzen sowie Betriebsmittel günstiger einkaufen, als das einem Einzelbetrieb möglich ist. Durch einen zentralen Maschinen- und Materialeinkauf generiert der Pflegedienstleister Skaleneffekte und kann deshalb seinen Auftraggebern hochwertige Produkte und Dienstleistungen zu einem günstigen Preis anbieten. Aber er hat auch eine Reihe von Kosten wie Transport- und Wegekosten, Verwaltungskosten, Marketingkosten u.a. zu tragen, die im Club nicht anfallen. Und er erwartet selbstverständlich einen Unternehmerlohn.

 

Ob tatsächlich eine Kostenersparnis gegenüber einer Golfplatzpflege in Eigenregie zu erzielen ist, kann nur im Einzelfall beurteilt werden. Eine Fremdvergabe kann durchaus eine Kostenersparnis bei gleichbleibender Pflegequalität bringen. Es kann jedoch nicht grundsätzlich davon ausgegangen werden, dass die Qualität bei sinkenden Kosten gehalten werden kann, da bei Einsparungen z.B. beim Pflegepersonal in der Regel auch bestimmte Pflegegänge reduziert werden.

 

Letztlich setzt der Pflegedienstleister die Prioritäten, um ein ordentliches Gesamtbild des Pflegezustandes zu erhalten. Neben der Grundpflege sollte vom Club immer auf eine angemessene Erhaltungs- und ggf. Renovationspflege geachtet werden, um eine schleichende Degeneration der Platzsubstanz zu verhindern.

 

Entscheidungsgrund: „Qualitätserwartung”

In der Regel lässt der Pflegedienstleister eine Stamm-Pflegemannschaft vor Ort von sogenannten Supervisoren betreuen und beaufsichtigen. Diese kommen beispielsweise einmal pro Woche auf die Golfanlage, legen neben der Grundpflege die Zeitpunkte und Vorgehensweisen für die Regenerationspflege, die Düngung und den Pflanzenschutz fest. Die Supervisoren sind letztlich dafür verantwortlich, dass der Pflegestandard über die gesamte Saison hinweg eingehalten wird und die Pflegearbeiten im Sinne des Auftragnehmers effizient durchgeführt werden.

 

Es gibt auch Beispiele, bei denen das Budget nach Übernahme der Golfplatzpflege durch den Dienstleister erhöht wurde, um die Qualität des Platzes signifikant zu verbessern. In diesen Fällen standen beim Outsourcing die Qualitätssteigerung und die dauerhafte Qualitätssicherung im Vordergrund.

 

Entscheidungsgrund: „Planungs- und ­Kalkulations­sicherheit”

Für die Pflegearbeiten stellt der Dienstleister den vereinbarten Festpreis in Rechnung. Dieser Preis beinhaltet die Personalkosten einschließlich Sozialabgaben, die Abschreibungen und Reparaturen für den gesamten Maschinenpark, alle Betriebsmittel und den kalkulierten Unternehmerlohn. Preisschwankungen bei Betriebsmitteln (Kraftstoffe, Dünger etc.) sowie ungeplante Reparaturkosten für Platzpflegemaschinen sind das Risiko des Dienstleisters. Die Golfanlage kann mit einem Festpreis für Golfplatzpflege ihr Gesamtbudget kalkulieren und profitiert von dieser Planungssicherheit. Der Pflegedienstleister übernimmt somit einen Teil des unternehmerischen Risikos, was er aber in seinen Konditionen einkalkuliert.

 

Des Weiteren können Engpässe im Greenkeeping in Folge von krankheitsbedingten Ausfällen von Mitarbeitern oder Maschinenausfällen durch einen leistungsfähigen Pflegedienstleister leichter kompensiert werden, als bei der Golfplatzpflege in Eigenregie.

 

Entscheidungsgrund: ­„Notwendige Anschaffung von Pflegemaschinen”

Bei vielen Golfanlagen ist der Maschinenpark technisch veraltet und durch eine hohe Anzahl von Betriebsstunden verbraucht. Diese Golfanlagen erwarten, den vorhandenen Investitionsstau durch ein Outsourcing der Golfplatzpflege auflösen zu können.

 

Bei Übernahme des Maschinenparks durch den Pflegedienstleister, die regelmäßig mit dem Outsourcing der Golfplatzpflege erfolgt, richtet sich der Preis der Maschinen i.d.R. nach deren Zeitwert. Auch werden regelmäßig die bestehenden Leasingverträge übernommen. Die Pflegedienstleister machen dies, weil sie ihre Investitionskosten möglichst niedrig halten wollen und bei der oft kurzfristigen Übernahme einer Golfplatzpflege häufig Neumaschinen wegen der Lieferzeiten nicht rechtzeitig zum Pflegebeginn lieferbar sind. Das Investment in Pflegemaschinen entfällt für den Club auf jeden Fall. Mit welchen Maschinen gearbeitet wird, liegt in der Hand des Pflegedienstleisters.

 

Ferner kann beim Outsourcing positiv ins Kalkül gezogen werden, dass ein Pflegedienstleister durch seinen Maschinen-Pool Maschinenausfälle schnell ausgleichen und einen nicht unvorhersehbaren Mehrbedarf – aus welchem Grund auch immer – rasch befriedigen kann.

 

Entscheidungsgrund: ­„Personalprobleme im Greenkeeping”

Es ist unbestritten, dass die Greenkeeper auf den meisten Golfanlagen in Deutschland eine hervorragende Arbeit leisten. Gleichzeitig ist aber eine steigende Anzahl von Golfanlagen mit Personalproblemen im Greenkeeping konfrontiert. Die Sorgen der Arbeitgeber entstehen durch teilweise gravierende personelle Engpässe infolge von Krankheit sowie Kündigungen und dies bei ohnehin knapper Personaldecke.

 

Dazu gesellt sich in einzelnen Regio­nen ein mehr oder weniger ausgeprägtes Nachwuchsproblem, denn es wird immer schwieriger, leistungsbereite Platzarbeiter bzw. qualifizierte Greenkeeper zu finden, die auch die notwendige Sonntags- und Feiertagsarbeit leisten wollen. Gleichzeitig bringt eigenes Personal einen nicht zu unterschätzenden Verwaltungsaufwand mit sich: Gehälter müssen pünktlich abgerechnet und überwiesen werden, Sozialabgaben sind ordnungsgemäß abzuführen, Urlaubskonten sind zu führen, Arbeitsstunden zu erfassen usw.

 

Um sich den Personalproblemen im Greenkeeping zu entledigen und Management-Kapazitäten auf der Golfanlage freizusetzen, wird das Outsourcing der Golfplatzpflege in Betracht gezogen.

 

Fazit

Wegen der Marktsituation ist der Druck bei vielen Golfanlagen gewachsen, das Pflegebudget trotz steigender Personal- und Betriebsmittelkosten nicht zu erhöhen und nach Möglichkeiten für Budgeteinsparungen zu suchen. Dementsprechend werden von Entscheidungsträgern bei der Diskussion um eine rationelle und qualitätsorientierte Platzpflege alle Möglichkeiten geprüft, wozu auch die Komplettvergabe der Golfplatzpflege an einen externen Dienstleister, das Outsourcing, zählt.

 

Die Fragestellung, ob die Golfplatzpflege im eigenen Haus organisiert oder ob ein externer Pflegedienstleister beauftragt wird, ist für die einzelne Golfanlage von strategischer Bedeutung. Mögliche Vor- und Nachteile müssen sorgfältig abgewogen werden, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können. Die Entscheidungsträger müssen für die von ihnen verantwortete Golfanlage prüfen, ob das Outsourcing seine „Versprechen“ halten und ihrer Golf­anlage Mehrwerte insbesondere in Bezug auf Qualität und Kosten schaffen kann.

 

Für eine gewissenhafte Auswahl eines Pflegedienstleisters, die individuelle Abstimmung der zu erbringenden Leistungen und die Verhandlung der vertraglichen Modalitäten müssen eine Vielzahl von Kriterien bewertet werden. Hier können potenzielle Risiken minimiert und effektiv gemanagt werden, ggf. unter Hinzuziehung von kompetenten Beratern aus dem Pool der akkreditierten DGV-Berater.

 

Autoren: Marc Biber, Klaus Dallmeyer ❘ golfmanager 02/2017

 

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