Externe Platzpflege: Für und Wider, Fallstricke

Outsourcing bezeichnet in der Betriebswirtschaft die Auslagerung von betrieblichen Aufgaben, Prozessen und Strukturen an externe Dienstleister. Es ist eine spezielle Form des Fremdbezugs von bisher von einem Betrieb selbst erbrachten Leistungen. In unserer arbeitsteiligen hochspezialisierten Wirtschaft findet das Outsourcing heute so gut wie in allen Bereichen statt, unabhängig von der Größe der Unternehmen und Branche.

Auf Golfanlagen sind z.B. die externe Buchführung, die Gebäude- und Fensterreinigung, das Catering bei Großveranstaltungen und auch einzelne spezielle Platzpflegemaßnahmen durch externe Firmen gängige Praxis.

Als Gründe für das Outsourcing ­werden allgemein genannt:

• Kostenreduktion,
• Qualitätsverbesserung,
• nicht ausreichende Kapazität, ­um die Leistung selber erbringen zu können,
• fehlendes Know-how für die ­Eigenherstellung,
• Konzentration auf die ­Kernkompetenzen,
• Auslagerung von Risiken,
• höhere Liquidität durch geringere Kapitalbindung in Umlauf- und Anlagevermögen,
• bessere Anpassungsmöglichkeiten an Nachfrageschwankungen.

Die Auslagerung von betrieblichen Aufgaben ist vielfach zu einem Schlagwort geworden für eine vermeintliche schnelle und ökonomische Lösung von Problemen, die man selbst nicht richtig in den Griff bekommt. Häufig steht die Kostensenkung im Vordergrund. Dabei ist das Outsourcing keineswegs eine „Einbahnstraße“. Auch das „Insourcing“, also das Zurückholen ausgelagerter Aufgaben, ist gängige Praxis, wenn sich z.B. die Rahmenbedingungen für die Erledigung der betrieblichen Aufgaben ändern. Aber, je umfangreicher und komplexer die outgesourcten Aufgaben sind und je mehr Know-how für dessen Erledigung notwendig ist, desto schwieriger wird ein späteres Insourcing. Deshalb ist es wichtig, das Outsourcing der Golfplatzpflege mit all seinen Facetten näher zu beleuchten: Werden die Platzpflegearbeiten bei externer Vergabe tatsächlich rationeller und kostengünstiger durchgeführt? Kann der Dienstleister die Platzqualität halten oder sogar verbessern? Werden die Budgetrisiken tatsächlich dauerhaft reduziert? Werden beim Outcourcing messbar Management-Kapazitäten freigesetzt? Wie sind die Auswirkungen auf die Liquidität? Wird der Golfclub flexibler und langfristig in die Lage versetzt, sich besser auf seine Kernaufgaben zu fokussieren? Es stellen sich mit dem Outsourcing des Greenkeepings also eine Vielzahl von Fragen.

Daneben gibt es die Variante, für bestimmte Aufgaben oder Pflegebereiche regelmäßig oder von Fall zu Fall externe Spezialfirmen zu beauftragen. Diese Möglichkeit wird insbesondere genutzt, wenn es sich um zeitintensive Arbeiten handelt und/oder diese Arbeiten Spezialmaschinen erfordern, die hohe Investitionen bedingen. Es hat sich deshalb in den letzten Jahren in Deutschland mehr und mehr durchgesetzt, für folgende Arbeiten Spezialisten zu beauftragen:

• Grüns bohren,
• Vertidrain-Arbeiten,
• Fairway-Besandung,
• Pflege des Hardroughs,
• Baumpflege,
• Schleifarbeiten an Schneide­einheiten von Spindelmähern.

Dienstleister stellt Arbeitskräfte, Maschinen und Know-how

Neben einer höheren Effizienz bei der Durchführung einzelner Pflegearbeiten durch externe Spezialisten ist die zur Verfügung stehende Arbeitskapazität ein ausschlaggebender Faktor. Beispielsweise binden zeitraubende Arbeitsgänge wie in der Saison selbst durchgeführte Vertidrain-Arbeiten die eigenen Greenkeeper umfangreich, die dann für andere notwendige Pflegearbeiten fehlen. Des Weiteren werden Spezialarbeiten wie „Grüns bohren“ nur im Bedarfsfall alle paar Jahre durchgeführt und die Investitionen in Spezialmaschinen, die mehrere zehntausend Euro kosten, lohnen sich für eine einzelne Golfanlage wegen der geringen jährlichen Stundenleistung nicht. Bei Baumpflegearbeiten ist spezielle Sachkunde, wie die des „Zertifizierten Baumpflegers“, und viel Erfahrung geboten. Das notwendige Know-how im Golfclub mit einem durchschnittlichen bis geringem Baumbestand selber aufzubauen, lohnt sich in der Regel nicht.

Bei dieser Variante des Outsourcings ergeben sich für Golfanlagen keine grundlegenden, weitreichenden Fragestellungen, da der Aufgabenkomplex „Golfplatzpflege“ in den eigenen Händen bleibt. Es stellt eine von vornherein betriebswirtschaftlich sinnvolle Lösung dar und erweitert die Schlagkraft der eigenen Greenkeeper-Mannschaft für die interne Platzpflege.

Outsourcing der kompletten Golfplatzpflege

Anders stellt sich die Sachlage bei einer kompletten Vergabe der Golfplatzpflegearbeiten an einen externen Dienstleister dar. Dies ist ein weitreichender Schritt mit vielen organisatorischen, rechtlichen und finanziellen Veränderungen für den Golfclub bzw. Golfanlagenbetreiber. Er will gut überlegt und geplant sein.

Beim kompletten Outsourcing der Golfplatzpflege werden in vielen Fällen die bisherigen Pflegemaschinen, Geräte und Werkzeuge des Golfclubs vom Pflegedienstleister übernommen. Dasselbe gilt für die Arbeitskräfte – die bisherigen Clubmitarbeiter wechseln also zur Pflegefirma. Mit der Fremdvergabe der Pflege seines Golfplatzes ist der Golfclub zwar eine Menge Aufgaben und Sorgen los, aber er gibt auch viele Steuerungsmöglichkeiten aus der Hand und bindet sich über Jahre an einen Externen. Die Entscheidung, die Golfplatzpflege fremdzuvergeben, ist deshalb eine einschneidende Weichenstellung. Von den Entscheidungsträgern muss daher bei der Auftragsvergabe kritisch bewertet werden, inwiefern ein partnerschaftlicher, vertragstreuer Dienstleister gewonnen werden kann, der fachlich und standortbezogenen einwandfreie Pflegeleistungen erbringt. Denn mit dem Outsourcing der kompletten Golfplatzpflege gibt der Golfclub wesentliche Möglichkeiten der Einflussnahme auf die Platzpflege ab und gerät mehr oder minder in die Abhängigkeit von einem externen Dienstleister. Das ist per se nicht abzulehnen, muss aber wohl überlegt sein.

Die Fragen der Auftragsvergabe und die rechtlichen Aspekte sowie Vertragsgestaltung des Outsourcings der Golfplatzpflege werden deshalb ausführlich in weiteren Artikeln des golfmanagers beleuchtet, die in den Ausgaben 3 und 4/17 erscheinen.

Es ist allgemein bekannt, dass eine nachhaltig hohe Platzqualität ein wichtiger Faktor für die Mitgliederzufriedenheit, den Zuspruch von Greenfee-Spielern und auch von Sponsoren ist. Die Qualität des Golfplatzes und seiner Pflege ist daher von zentraler Bedeutung für den Golfclub bzw. den Golfanlagenbetreiber. Für TOP-Turnierplätze kann sie strategische Bedeutung erlangen. Doch neben der Platzqualität sind angesichts der Marktveränderungen und dem dadurch bedingten wirtschaftlichen Druck die Kosten und der Zeitbedarf für die Aufgabenerledigung mehr und mehr im Fokus der haupt- und ehrenamtlichen Entscheidungsträger gerückt.

Für und Wider des Outsourcings

Die Gründe, die allgemein für das Outsourcing sprechen, wurden bereits erwähnt. Als Nachteile werden allgemein genannt:

• Abhängigkeit von externen ­Unternehmen,
• mögliche Qualitätsprobleme des externen Lieferanten/Dienst­leisters,
• mögliche Verzögerungen bei der Leistungserbringung durch den Externen,
• geringere Flexibilität durch ­Abhängigkeit von Dritten,
• ggf. lange Vertragsbindung,
• Reduktion des firmeninternen Know-hows,
• weniger Arbeitsplätze im eigenen Betrieb,
• ggf. Preisgabe von ­Firmeninternas,
• mögliche Missverständnisse ­bei der Vertragsauslegung.

Den Gründen, die allgemein für das Outsourcing sprechen, stehen also eine ganze Reihe von Negativpunkten gegenüber. Bei der Outsourcing-Entscheidung gilt es, diese individuell abzuwägen und auch die Chancen und Risiken der Fremdvergabe der Golfplatzpflege für den eigenen Platz zu bewerten.

Die Vorteile/Stärken und Nachteile/Schwächen sowie die Chancen und Risiken des Outsourcings lassen sich gut anhand einer SWOT-Analyse darstellen. Die SWOT-Analyse (engl. für Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Bedrohungen)) ist ein vielfach angewandtes Instrument für die Positionsbestimmung und strategische Planung von Unternehmen und Organisationen. Für das Outsourcing der Golfplatzpflege zeigt obige SWOT-Tabelle das Für und Wider in zusammengefasster und übersichtlicher Weise. Die Bewertung der einzelnen Punkte muss für die Entscheidungsfindung im Golfbetrieb selbstverständlich unter Berücksichtigung des Einzelfalls erfolgen.