Auftragsvergabe und Leistungsverzeichnis
Outsourcing der Golfplatzpflege
Im nachfolgenden Beitrag sollen die Auftragsvergabe an Pflegefirmen, die Vertragsgestaltung und die Einflussgrößen auf die Auftragsvergabe behandelt werden. Bei der Auftragsvergabe gilt es, eine Reihe von Faktoren zu beachten, die insbesondere auf der Ermittlung der Pflegegrundlagen für die Golfanlage basieren. Die Erledigung dieser Aufgaben ist für die Golfanlage als Auftraggeber – im Folgenden „AG“ genannt – im Hinblick auf die Vertragsgestaltung mit der Pflegefirma als Auftragnehmer – im Folgenden „AN“ genannt – zwingend notwendig, um zu einem soliden Vertragswerk zu gelangen und vor möglichen späteren Überraschungen gewappnet zu sein.
Individuelle Grundlagenermittlung als Basis
Daher ist zunächst eine Grundlagenermittlung der örtlichen Situation, also für den jeweiligen Golfplatz-Standort, unerlässlich, um in Abhängigkeit des gewünschten Pflegestandards bei dem zu erstellenden Leistungsverzeichnis auch den Anforderungen an Personal, Maschinen und Material zu genügen. Ziel der Grundlagenermittlung ist es, ein bedarfsgerechtes und standortbezogenes Pflegeprogramm für die Erstellung eines aussagekräftigen Leistungsverzeichnisses zu erhalten. Hierbei müssen grundlegende Daten der Golfanlage erfasst werden, die naturgemäß auf den einzelnen Golfanlagen sehr unterschiedlich ausfallen. Von der Übernahme eines „fertigen“ Leistungsverzeichnisses von einer Pflegefirma oder einem Dritten ist abzuraten.
Für die Grundlagenermittlung des jeweiligen Golfplatzes durch den AG seien nachfolgende Beispiele genannt:
- sind Auflagen/Prüfpflichten aus den Genehmigungen bekannt (z.B. landschaftspflegerischer Begleitplan, Schnittregime, Wasserrecht, Pflanzenschutz, Maschinenwaschplatz, Betriebshof, Rasenmäherlärm-Verordnung),
- sind die Standortfaktoren bekannt (z.B. Schutzgebiete, Klima, Bodenarten, Topographie, Design, Bauausführung, Pflegepersonal, Lichtverhältnisse etc.),
- sind die einzelnen Flächengrößen der Spielelemente bekannt,
- sind die vegetationstechnischen Daten zu Bodenaufbauten (Bodenprofile) und Gräsermischungen (Arten/Sorten) auf den einzelnen Spielelementen bekannt,
- liegen Pflegedefizite vor (z.B. Filzschichten, Black-Layer, Moose und/oder Algen auf den Spielelementen, Unebenheiten),
- existiert eine Auflistung bisheriger Pflegemaßnahmen (Pflegetagebuch) mit Erfassung der eingesetzten Betriebsmittel,
- sind Sondermaßnahmen zu berücksichtigen (z.B. erhöhter Laubbefall im Herbst),
- wie ist die Arbeitszeitverteilung für die einzelnen Pflegearbeiten,
- sind spezielle Maschinen für die Pflege notwendig (z.B. Allradmaschinen wegen der Topographie des Platzes),
- wie intensiv ist der allgemeine Spielbetrieb bzw. das Wettspielaufkommen (z.B. Wochenende, Jugend).
Zur Ermittlung dieser Grundlagen muss auf die Betriebsdaten der Golfanlage zurückgegriffen werden. Von großem Vorteil ist es dabei, wenn die Daten zum Arbeitsaufwand für die verschiedenen Pflegemaßnahmen über eine Greenkeeping-Software dokumentiert wurden.
Neben diesen Golfplatz-spezifischen Einflussgrößen sind aber auch die betriebsbedingten Vorgaben des AG zu berücksichtigen. Hierzu sind nachfolgende Punkte zu nennen:
- ist der zu erwartende Pflegezustand schriftlich definiert (wo liegen die Prioritäten der künftigen Pflegearbeiten: Grüns und Grünsumfeld oder Clubhausumfeld),
- sind Vorgaben zum Spieleraufkommen und dem Wettspielbetrieb notwendig (z.B. gibt es Zeitvorgaben für die Pflege, ist eine erhöhte Schlagkraft zu bestimmten Zeiten gefordert, Anzahl der Wettspiele inkl. Spielformen),
- sind Besonderheiten bei der Pflege von besonderer Bedeutung, wie spezielle Highlights auf dem Golfplatz (z.B. Clublogo mit Blumenrabatten).
Es muss also ermittelt werden, in welchem Pflegezustand sich die einzelnen Spielelemente der Golfanlage und in welchem Zustand sich die für die Erledigung der Greenkeeping- Arbeiten notwendigen Betriebseinrichtungen (beispielsweise Betriebshof, Maschinen- und Gerätepark, Sandlager, Tankstelle und Maschinenwaschplatz) befinden. Sofern dazu keine ausreichende Dokumentation auf der Golfanlage vorliegt, empfiehlt es sich, eine Zustandsanalyse durch einen externen Berater erstellen zu lassen. Ein solches Gutachten schafft zudem eine eindeutige, objektive Grundlage für den Vertragsabschluss beim Outsourcing der Golfplatzpflege.
Betriebsspezifisches Leistungsverzeichnis
Sind die örtlichen Basisdaten sowie die künftigen Anforderungen an die Pflegearbeiten erarbeitet, kann vom AG das betriebsspezifische Leistungsverzeichnis – im Folgenden „LV“ genannt – erarbeitet werden. Für das LV gilt der Grundsatz: „Je detaillierter desto besser“. Entsprechend detailliert sollten im nächsten Schritt auch die Ausschreibungstexte für die Auftragsvergabe der Golfplatzpflege formuliert werden. Die Abbildung auf dieser Seite zeigt anhand des Beispiels „Grüns mähen“, wie unterschiedlich detailliert die Beschreibungen formuliert werden können und wie diese zu beurteilen sind.
Die Grundlagenermittlung ist mit einem nicht unerheblichen Aufwand verbunden, aber für einen soliden und in der Zukunft möglichst konfliktfreien Pflegevertrag unerlässlich. In der Praxis ist allerdings immer wieder festzustellen, dass der Aufwand für ein eindeutiges LV nicht „investiert“ wird, weil einfach Zeit und teilweise auch Fachwissen fehlen. In solchen Fällen empfiehlt es sich, einen externen Experten mit diesen Arbeiten zu beauftragen.
Die Praxis belegt, dass ein detailliertes, eindeutiges und übersichtliches LV Missverständnissen, Unstimmigkeiten und eventuellen Streitigkeiten zwischen den Vertragsparteien beim Outsourcing vorbeugt. Allzu häufig wird auf die Ermittlung der Basisdaten verzichtet und das LV vom späteren AN nach den Anforderung des AG erstellt.
Für den AG ist bei dieser Vorgehensweise nur schwer zu beurteilen, ob wirklich alle örtlichen Faktoren in ausreichendem Umfang berücksichtigt wurden. Dies gilt insbesondere bei einer Komplettvergabe der Golfplatzpflege.
Bei der Auswahl der Anbieter sollten diese auch eine Referenzliste über bereits vergleichbare Pflegearbeiten vorlegen. Deren auf anderen Golfanlagen erbrachte Arbeitsqualität sollte möglichst durch einen Besuch vor Ort in Augenschein genommen werden, die Kunden sollten zur Zufriedenheit mit der Pflegefirma Auskunft geben. Nach Erstellung des LV gilt es, dieses mit den ermittelten eigenen Basisdaten zur Golfplatzpflege zu vergleichen und zu überprüfen.
Empfehlungen zur Vertragsgestaltung
Bei der Vertragsgestaltung sollten insbesondere folgende Faktoren beachtet werden:
- Zahlungsmodalitäten
- Vertragslaufzeit
- Preise, Regelungen zu Preisänderungen
- Übernahme und Unterbringung des Maschinenparks
- Abrechnung erbrachte Mehr-/Minderleistungen (z.B. aufgrund von Witterungseinflüssen, Unvorhersehbarem)
- Vergütung von Eigenleistungen des Clubs
- Ausbildungsstand der eingesetzten Greenkeeper
- Regelungen zum Arbeitskräfteeinsatz (z.B.: Ersatz bei Krankheit)
- Qualitätskontrollen (unabhängig, z.B. 1-2x/Jahr)
- Haftung/Vertragsstrafen
- Kündigung (ordentlich/außerordentlich)
- Arbeits- und Gesundheitsschutz (z.B. Betriebshof, E-Check, Gefahrgut, Verkehrssicherungspflicht)
- Umweltgesetze und -Verordnungen (z.B. Dünger, Pflanzenschutz, Waschplatz)
- Controlling und Kommunikation (Jour-fixe-Termin wöchentlich, Jahresgespräch, Soll-/Ist-Vergleich pro Jahr)
Auf eine Prüfung des Vertragstextes gerade bei der Komplettvergabe der Golfplatzpflege durch einen versierten Juristen sollte nicht verzichtet werden. Die Erfahrung zeigt aber auch: Ein laufendes permanentes Controlling im Sinne einer zielorientierten fachspezifischen Steuerung schützt vor unvorhersehbaren Überraschungen sowie Fehlentwicklungen und ist als zwingend notwendig anzusehen. Im Pflegevertrag sollte dies dokumentiert werden. Dies ist auch bei einem hohen Maß an beiderseitigem Vertrauen der Vertragspartner zu empfehlen. Ggf. sollte von Zeit zu Zeit, insbesondere aber bei nicht auszuräumenden Differenzen, ein unabhängiger Gutachter hinzugezogen werden.
Bei kompletter Fremdvergabe der Pflegearbeiten gilt:
- Pflegestandard definieren
- Örtliche Grundlagen ermitteln
- Erstellung eines individuellen und detaillierten LVs ist unerlässlich
- Juristische Vertragsprüfung vornehmen lassen
- Hohes Maß an beiderseitigem Vertrauen notwendig
- Laufendes Controlling unbedingt zu empfehlen
- Kommunikation zwischen Pflegefirma und Club wichtig
- Externe Beratung bei Grundlagen- ermittlung, Erstellung des LVs und späteren Qualitätskontrolle empfehlenswert
- Qualifikation Greenkeeper berücksichtigen
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften regeln
Fazit
Die Entscheidungsträger auf Golfanlagen sollten sich nicht allzu schnell von „Lock-Angeboten“ zur Golfplatzpflege beeindrucken lassen. Die einzelnen Angebote sollten sehr genau geprüft werden, insbesondere auch im Hinblick auf die angestrebte Platzqualität. Bei einer Komplettvergabe sollte berücksichtigt werden, dass das eigene Greenkeeper-Team mit seiner langjährigen Erfahrung und genauen Platzkenntnissen, mit der „Liebe zum Detail“ bei der Pflege des „eigenen“ Golfplatzes und der davon ausgehenden Motivation nur schwer mit Geld zu bewerten ist. Oberstes Ziel muss für alle Beteiligten sein, dass stets gute spieltechnische Bedingungen durch ein an den Standort angepasstes nachhaltiges Pflegemanagement vorliegen. Das zahlt sich letztlich in der Zufriedenheit der Golfspieler und im Betriebsergebnis der Golfanlage aus. Für welche Pflegeform – Eigenpflege oder Outsourcing – man sich auch entscheidet: Qualität hat ihren Preis!
Autor: Dr. Gunther Hardt | golfmanager 06/2017