Rückzahlung von Fortbildungskosten

I. Einleitung

Qualifizierte Mitarbeiter sind heute ein wichtiger Wettbewerbsvorteil. In der Ausbildung oder im Studium erlernte Kenntnisse drohen rasch zu veralten; sie müssen durch stetige Fort- und Weiterbildung auf dem Laufenden gehalten werden. Unternehmen sind daher bereit, einen nicht unerheblichen Aufwand zu treiben, um ihre Mitarbeiter zu schulen und weiter zu qualifizieren. 

Solchermaßen qualifizierte Mitarbeiter sind dann natürlich auch für andere Arbeitgeber attraktiv: Wechselt ein bei der DEULA auf Kosten seines Golfclubs oder seiner Betreibergesellschaft qualifizierter Head-Greenkeeper – womöglich schon unmittelbar nach Beendigung der Fortbildung – zu einem anderen Club, so bleibt der ursprüngliche Club nicht nur auf den Kosten der Fortbildung sitzen, sondern hat überdies noch einen wesentlichen Beitrag geleistet, die Wettbewerbsfähigkeit seiner Konkurrenz zu erhöhen. 

Die Betriebe versuchen sich hiergegen durch Vereinbarungen über die Rückzahlung von Fortbildungskosten bei vorzeitigem Ausscheiden zu schützen. Das ist nicht ganz einfach: Die Rechtsprechung hat hier hohe Hürden aufgebaut. Im Folgenden werden die Anforderungen, die mittlerweile an derartige Rückforderungsklauseln gestellt werden, erörtert.


II. Zwei wichtige Hinweise vorab 
Bevor im Einzelnen die Möglichkeiten erörtert werden, wie rechtswirksam die Rückzahlung von Fortbildungskosten vereinbart werden kann, soll auf zwei wichtige Aspekte rechtlicher und tatsächlicher Art hingewiesen werden. 

1. Tatsächlich: Vor Beginn der Fortbildung 
Vereinbaren Sie die mögliche Rückzahlung von Fortbildungskosten immer vor Beginn der Fortbildungsmaßnahme. 

Nur so können Sie dem Vorwurf begegnen, die Vereinbarung sei nicht freiwillig. Treffen Sie eine Rückzahlungsvereinbarung erst im Laufe der Fortbildungsmaßnahme, kann der Mitarbeiter einwenden, ihm sei nichts anderes übrig geblieben, als die Vereinbarung zu unterschreiben, weil er ansonsten die Fortbildung hätte abbrechen müssen. 

In einer neueren Entscheidung hat das BAG diese Frage zwar ausdrücklich offen gelassen (BAG 13.12.2011, 3 AZR 791/09); 1980 hat das BAG aber genauso entschieden, vgl. BAG 19.03.1980, 5 AZR 362/78. 

Es ist äußerst misslich und verbessert die Position des Arbeitgebers in einem Rückforderungsprozess nicht gerade, wenn bereits zu Beginn darüber diskutiert wird, ob die Rückforderung allein deshalb nicht möglich ist, weil die Vereinbarung zu spät getroffen wurde. Der Arbeitgeber verschenkt hier unnötig Terrain. 

2. Rechtlich: Fortbildungsvertrag als „Kleingedrucktes“ 
Bedenken Sie: Fortbildungsvereinbarungen und darin enthaltene Rückzahlungsklauseln sind „allgemeine Geschäftsbedingungen – Kleingedrucktes“ – und unterliegen daher einer verstärkten richterlichen Inhaltskontrolle. Hier gilt nichts anderes als z.B. bei der Inhaltskontrolle von Reisebedingungen oder Formularkaufverträgen. Die Gerichte prüfen die Zulässigkeit von Rückzahlungsklauseln anhand derselben Kontrollmaßstäbe, wie sie auch bei anderen AGBs angewandt werden. Diese Kontrollmaßstäbe finden sich in den §§ 305 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches. 

Hier sind zwei Dinge besonders hervorzuheben:

• Das Gesetz verbietet „überraschende“ oder „mehrdeutige“ Fortbildungsklauseln, § 305 c BGB. Sie dürfen die Rückzahlungsvereinbarung also nicht irgendwo im Arbeitsvertrag oder im Fortbildungsvertrag womöglich noch unter der Überschrift „Sonstiges“ verstecken.
• Die Vereinbarung muss klar und eindeutig sein. Es reicht – wie das Bundesarbeitsgericht entschieden hat – nicht, zu vereinbaren, der Arbeitnehmer sei verpflichtet, an den für seine Aufgaben „erforderlichen“ Fortbildungen teilzunehmen und die Kosten zu erstatten, vgl. BAG 21.11.2002, 6 AZR 77/01 – Transparenzgebot. 

Auf die sich aus dem Transparenzgebot ergebenden Folgen für die Zulässigkeit von Rückzahlungsvereinbarungen wird im Einzelnen später noch eingegangen.


III. Rechtliche Anforderungen 
Die rechtlichen Anforderungen an Rückzahlungsklauseln im Einzelnen: Da – vgl. oben – Rückzahlungsklauseln regelmäßig allgemeine Geschäftsbedingungen sind, sind sie unwirksam, wenn sie den Mitarbeiter entgegen den Geboten von Treu und Glauben unangemessen benachteiligen. Rückzahlungsklauseln müssen also „angemessen“ sein. 

Die Rechtsprechung stellt hierbei immer zwei Fragen:

• Hat der Arbeitgeber überhaupt ein berechtigtes Interesse daran, den Arbeitnehmer an den Fortbildungskosten zu beteiligen? – „ob“
• Ist die konkrete Ausgestaltung der Klausel im konkreten Einzelfall auch angemessen? – „wie“

1. Zur ersten Frage: Die zumutbare Kostenbeteiligung des Arbeitnehmers an sich („ob“) 
Hier fragt die Rechtsprechung immer danach, ob und inwieweit der Arbeitnehmer durch die Fortbildungsmaßnahme einen „geldwerten Vorteil“ erlangt. 

Also:

• Sind die neuen Kenntnisse für den Arbeitnehmer – auch bei einem anderen Arbeitgeber (!) – von Nutzen?
• Verbessert der AN seine Berufsund Verdienstchancen auf dem Arbeitsmarkt?
• Erfüllt der AN bei seinem bisherigen Arbeitgeber die Voraussetzungen einer höheren Vergütung?
• Lassen sich die Kenntnisse auch anderweitig nutzbar machen? 

Beispiel:
Die Headgreenkeeper-Fortbildung bei der DEULA ist sicherlich als eine Fortbildungsmaßnahme aufzufassen, die die beruflichen Chancen des Greenkeepers in der Branche nachhaltig verbessert. Nicht ausreichend ist demgegenüber:

• Auffrischungslehrgänge, die dem AN keine weiteren Vorteile bringen;
• die Anpassung an neue betriebliche Erfordernisse. 

Beispiel: 
Eine Schulung über neue Düngemethoden oder die Einweisung in neu angeschaffte Geräte. 

Wichtig zu wissen: 
Gibt es Streit über die Fortbildungskosten, so muss der Arbeitgeber – also der Golfclub – darlegen und beweisen, dass die Fortbildung dem Mitarbeiter berufliche Vorteile bringt. Es empfiehlt sich daher, bereits in der Fortbildungsvereinbarung die Maßnahme näher zu beschreiben und ausdrücklich festzuhalten, dass diese für den AN von beruflichem Vorteil ist. 

2. Zur zweiten Frage: Konkrete rechtmäßige Ausgestaltung einer Rückzahlungsklausel („wie“) 
Ist die Fortbildung für den AN beruflich vorteilhaft, sind Rückzahlungsklauseln grundsätzlich zulässig. Sie müssen aber in ihrer konkreten Ausgestaltung angemessen und transparent sein. Die Rechtsprechung stellt hier besonders auf zwei Kriterien ab: 

• Wie lange kann der AN an das Unternehmen gebunden werden, ohne die Rückzahlung von Kosten zu riskieren?
• Sind die zurückzuzahlenden Kosten genau beziffert?

a) Zulässige Bindungsdauer
Arbeitgeber wollen von der von ihnen finanzierten Fortbildung eines AN Nutzen haben. Scheidet der AN nach der Fortbildung aus, so wollen sie zumindest die Kosten zurück. In den Fortbildungsverträgen findet sich regelmäßig eine Klausel, die den Arbeitnehmer zur Rückzahlung der Fortbildungskosten verpflichtet, wenn er vor einem bestimmten Stichtag ausscheidet. Nach der Rechtsprechung darf ein AN nicht zeitlich unbegrenzt zur Rückzahlung von Fortbildungskosten verpflichtet sein, wenn er aus dem Unternehmen ausscheidet. Zulässig ist nur, den AN zur Rückzahlung zu verpflichten, wenn er innerhalb einer bestimmten Zeit nach der Fortbildung das Unternehmen verlässt. Der AN kann also nur eine bestimmte Zeit an den Betrieb gebunden werden. Wie lange dieser Zeitraum ist, hängt von verschiedenen Umständen ab:

• Wie lange dauert die Fortbildungsmaßnahme?
• Wie hoch sind die Kosten?
• Wie lange wird der Arbeitnehmer bezahlt freigestellt?
• Wie groß sind die beruflichen Vorteile?

Im Einzelfall sind ggf. weitere Umstände heranzuziehen. Allgemein gilt: Je länger die Fortbildung und je größer die erworbene Qualifikation, desto länger kann der Mitarbeiter nach Abschluss der Fortbildungsmaßnahme gebunden werden. 

b) Faustformel 
Die Rechtsprechung hat eine Art Faustformel entwickelt, die sich praktisch ganz gut anwenden lässt (siehe Tabelle 1). 

Gemeint ist jeweils die tatsächliche Fortbildung. So wird die Head-Greenkeeperausbildung beispielsweise in mehreren Blöcken, die sich über mehr als ein Jahr hinziehen, absolviert. 

Für die Dauer der Fortbildung und die Bindungsdauer ist die tatsächliche Dauer der jeweiligen Lehrgänge entscheidend, um die Gesamtdauer der Fortbildungsmaßnahme zu ermitteln. Nicht genug betont werden kann, dass es sich um einen Orientierungsrahmen handelt. Entscheidend sind immer die Umstände des Einzelfalles: Wird beispielsweise die Ausbildung vollständig außerhalb der Arbeitszeit absolviert, kann selbst eine Ausbildung, die ein Jahr lang dauert, niemals die angegebene Höchstbindungsfrist von drei Jahren rechtfertigen. Hier sind dann entsprechende Abschläge vorzunehmen.

3. Beendigung des Arbeitsverhältnisses 
Endet das Arbeitsverhältnis innerhalb der – zulässigen – Bindungsdauer, ist die Vereinbarung der Rückzahlung von Fortbildungskosten aber immer noch nicht in jedem Falle angemessen: Warum sollte der AN Fortbildungskosten zurückzahlen, wenn er für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht verantwortlich ist – beispielsweise, weil der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis betriebsbedingt kündigt? Daher unterscheidet die Rechtsprechung danach, wer für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses verantwortlich ist. Entscheidend ist nach dem BAG, ob es der Arbeitnehmer „selbst in der Hand hat“, durch eigene Betriebstreue der Rückzahlungsverpflichtung zu entgehen, vgl. BAG, 18.03.2014, 9 AZR 545/12. 

Dies bedeutet: Kündigt der Arbeitgeber betriebsbedingt, scheidet eine Rückzahlungsverpflichtung aus. Dies gilt auch, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer veranlasst, selbst zu kündigen, vgl. LAG Rheinland-Pfalz, 31.07.2014, 3 Sa 203/14. Noch nicht höchstrichterlich entschieden ist die Frage, ob ein Arbeitnehmer, der aus Krankheitsgründen ausscheidet, zur Rückzahlung verpflichtet sein kann, ob also – juristisch ausgedrückt – die Rückzahlungsverpflichtung auch bei einer personenbedingten Kündigung gilt. Dies dürfte angesichts der oben zitierten Entscheidung des BAG wohl zu verneinen sein. 

4. Genaue Bezifferung des zurückzuzahlenden Betrages 
Sieht die Rückzahlungsklausel eine angemessene Bindungsdauer vor und differenziert auf den Grundsätzen der Rechtsprechung entsprechend nach dem Grund der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, so ist auch das noch nicht ausreichend. Das BAG verlangt nämlich zusätzlich, dass die zu erstattenden Kosten dem Grunde und der Höhe nach im Rahmen des Möglichen und Zumutbaren angegeben werden, vgl. BAG, 06.08.2013, 9 AZR 442/12; siehe auch LAG Rheinland-Pfalz, 31.07.2014, 3 Sa 203/14. 

Was bedeutet dies? Die Rechtsprechung hat die Anforderungen hier erheblich in die Höhe geschraubt. Prinzipiell muss der AN erkennen können, welche finanziellen Belastungen auf ihn zukommen, wenn er vorzeitig ausscheidet. Dies bedeutet, dass nicht nur die Gesamtforderung anzugeben ist, sondern auch die einzelnen Positionen wie z.B. Seminargebühren, Fahrt-, Unterbringungs- und Verpflegungskosten, aus denen sich die Gesamtforderung zusammensetzt. 

Aber auch dies genügt noch nicht: Es ist weiter erforderlich, Angaben dazu zu machen, nach welchen Parametern die einzelnen Positionen berechnet werden (z.B. Kilometerpauschale für Fahrkosten, Tagessätze für Übernachtungs- und Verpflegungskosten u.ä.). 

Schließlich muss noch angegeben werden, ob sich die Rückzahlungsverpflichtung auf die Netto- oder Bruttosumme der angesetzten Kostenposition bezieht. 

Im Klartext bedeutet dies: Erforderlich ist die Auflistung aller Kostenpositionen, ihre Berechnungsgrundlage sowie die Vereinbarung eines Höchstbetrages, der zugleich dem Arbeitnehmer die Möglichkeit einräumt, den Nachweis zu führen, dass tatsächlich nur Kosten in niedrigerer Höhe entstanden sind, vgl. Hofmann, NZA-RR, 2015, S. 337.

Irgendwie grenzen diese Anforderungen schon ans Absurde. Wichtig noch: Der Rückzahlungsanspruch muss immer auf die dem Arbeitgeber tatsächlich entstandenen Kosten beschränkt werden, vgl. BAG, 21.078.2005, 6 AZR 452/04. 

5. Kürzung der Rückzahlungsverpflichtung 
Nach der Rechtsprechung ist es ferner geboten, die Höhe des Rückzahlungsbetrages in Abhängigkeit von der weiteren Betriebszugehörigkeit zu reduzieren. Empfehlenswert ist es hier, den Rückzahlungsbetrag jeweils monatlich zu reduzieren. Das BAG hat die Frage, ob auch eine längerfristige Reduzierung (z.B. quartalsweise oder jährlich) zulässig ist, offen gelassen. Allerdings haben verschiedene Landesarbeitsgerichte auf eine monatliche Reduzierung abgestellt, so dass man auf der sicheren Seite nur dann ist, wenn man so verfährt. 

Beispiel: 
Der Mitarbeiter nimmt an einer Fortbildung mit einer Gesamtdauer von zwei Monaten teil und kündigt das Arbeitsverhältnis sechs Monate nach Abschluss der Fortbildung, weil er sich finanziell verbessern will. Die Kosten der Fortbildung belaufen sich auf EUR 6.000,00. 

Zulässige Bindungsdauer: Ein Jahr. 

Für jeden Monat des Arbeitsverhältnisses nach Abschluss der Fortbildung reduzieren sich die zurückzuzahlenden Kosten um 1/12, so dass der Arbeitnehmer, sofern die sonstigen Anforderungen an die Rückzahlungsklausel erfüllt sind, noch EUR 3.000,00 zurückzahlen muss. 


IV. Was passiert, wenn die Rückzahlungsklausel unwirksam ist? 
Entspricht eine Rückzahlungsklausel nicht den dargestellten Anforderungen der Rechtsprechung, so ist sie unwirksam. Der Fortbildungsvertrag als solcher bleibt allerdings bestehen. Man könnte also daran denken, ob die Verpflichtung zur Rückzahlung der Kosten nicht zumindest in dem Umfange bestehen bleibt, in dem dies gesetzlich zulässig wäre – sogenannte „geltungserhaltende Reduktion“.Hier macht sich nun fatalerweise bemerkbar, dass Fortbildungsverträge – vgl. oben – allgemeine Geschäftsbedingungen sind und damit dem AGB-Recht unterliegen. Eine sog. „geltungserhaltende Reduktion“ ist im AGB-Recht unzulässig. 

Dies heißt im Klartext: Ist die getroffene Rückzahlungsvereinbarung unwirksam, weil die skizzierten Anforderungen der Rechtsprechung in irgendeinem Punkt nicht erfüllt sind, so kann regelmäßig nichts zurückgefordert werden. Auch eine Rückforderung nach Maßgabe des gesetzlich zulässigen ist regelmäßig ausgeschlossen. Ist die Rückzahlungsklausel unwirksam, kann mithin der Arbeitnehmer ohne weiteres den Arbeitsvertrag kündigen, ohne befürchten zu müssen, Kosten zurückzuzahlen; der Arbeitgeber bleibt auf den Kosten „sitzen“.


V. Zusammenfassung
Rückzahlungsklauseln sind grundsätzlich zulässig, unterliegen aber nach der Rechtsprechung strengen Anforderungen:

• Vereinbaren Sie den Fortbildungsvertrag einschließlich der Rückzahlung von Fortbildungskosten vor Beginn der Fortbildung.
• Die Rückzahlungsklausel selbst darf nicht „überraschend“ sein; sie darf also nicht irgendwo im Arbeits-/Fortbildungsvertrag „versteckt“ sein.
• Die Fortbildung muss dem Arbeitnehmer einen „geldwerten Vorteil“ bringen.
• Die zulässige Bindungsdauer des Arbeitnehmers nach der Fortbildung ist abhängig von der Fortbildungsdauer: Je länger die Fortbildung, desto länger kann der Arbeitnehmer an den Betrieb mit dem Risiko für ihn gebunden werden, bei vorzeitigem Ausscheiden die Kosten zurückzahlen zu müssen.
• Die Vereinbarung muss vorsehen, dass die Rückzahlung nur zulässig ist, wenn die Beendigung des Arbeitsverhältnisses im Verantwortungsbereich des Arbeitnehmers liegt.
• Der zurückzuzahlende Betrag muss genau beziffert und im Rahmen des Zumutbaren nach einzelnen Positionen aufgegliedert sein; die Maßstäbe, nach denen die einzelnen Posten berechnet wurden, sind anzugeben.
• Der zurückzuzahlende Betrag muss immer auf die tatsächlich entstandenen Kosten beschränkt sein.
• Die Höhe des Rückzahlungsbetrages muss in Abhängigkeit von der weiteren Betriebszugehörigkeit reduziert werden (Tipp: Ratierlich monatlich).
• Wird eine dieser Anforderungen nicht eingehalten, ist die Rückzahlungsklausel regelmäßig insgesamt unwirksam; der Fortbildungsvertrag im Übrigen bleibt bestehen.

Autor:Dr. jur. Michael Lenzen ❘ golfmanager 02/2016

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