BMF veröffentlicht Schreiben zu E-Rechnungen
Rechtzeitig Vorbereitungen treffen
Im „Vereinsratgeber“ des golfmanager 3/24 hat Autor Peter Rücker bereits auf die bevorstehende Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich zum 01. Januar 2025 hingewiesen. Mitte Oktober hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) nun das damals angekündigte Schreiben mit dem Geschäftszeichen III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007 veröffentlicht. Darin finden sich alle relevanten Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG). Das vollständige Schreiben kann online unter bit.ly/3Aa8Iac abgerufen werden.
Ab 01.01.2025 wird die elektronische Rechnung zum Standard für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Golfmitgliedschaften und Greenfees (die in Deutschland wenig verbreiteten Firmenmitgliedschaften ausgenommen), welche Golfanlagen in Rechnung stellen, sind daher nicht betroffen, da diese Rechnungen an private Endkunden gehen. Anders sieht es bei Firmenveranstaltungen, Rechnungen für Werbemaßnahmen, Turnierorganisatoren oder Sponsorings aus – hier greift die neue Regelung. Wichtig: Die Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung besteht auch bei Leistungen an eine unternehmerisch tätige juristische Person für deren nichtwirtschaftliche Tätigkeiten im engeren Sinne (siehe Abschnitt 14.5 Absatz 1 UStAE). Allerdings gibt es vom Gesetzgeber eine Übergangsfrist: bis 31.12.2026 können B2B-Rechnungen weiterhin als sonstige Rechnung, also beispielsweise als PDF oder Papierrechnung, erstellt werden. Ab dem 01.01.2027 kann diese Übergangsregelung nur noch in Anspruch nehmen, wer in 2026 weniger als 800.000 Euro Jahresumsatz erzielt hat – Anlagen mit 18 Spielbahnen und mehr sollten diese Grenze überschreiten. Wer unter der Umsatzgrenze liegt, kann noch bis Ende 2027 sonstige Rechnungen anstelle von E-Rechnungen versenden.
Im Schreiben stellt das BMF nochmals klar, dass eine E-Rechnung der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments entsprechen muss. Ein PDF oder der Versand eines eingescannten Belegs per E-Mail erfüllen diese Anforderungen ebenso wenig wie Office-Dokumente. Fachleute gehen davon aus, dass in Deutschland vor allem das hybride Format ZUGFeRD (eine Kombination aus XML-Datei und Klarschrift-Dokument) und das XML-Format XRechnung zur Anwendung kommen werden, allerdings gilt per Gesetz Technologie-Offenheit, so dass Ersteller und Empfänger auch andere, den Vorschriften genügende Formate vereinbaren können. Das BMF stellt ebenfalls klar, dass für Fahrausweise zur Personenbeförderung sowie für Kleinbetragsrechnungen (Gesamtwert einer Rechnung maximal 250,– Euro inklusive gesetzlicher Umsatzsteuer) weiterhin keine E-Rechnung verpflichtend ist.
Während Unternehmen bei der Erstellung von E-Rechnungen aufgrund der Übergangsfristen noch etwas „Luft“ haben, ist für Eingangsrechnungen unverzichtbar, sich bis 01.01.2025 entsprechend vorzubereiten. Denn Unternehmen, deren Leistungen der Pflicht zur E-Rechnung unterliegen, können diese ab 01. Januar anwenden. Golfanlagen sollten daher darauf vorbereitet sein, dass beispielsweise Energieversorger oder Telekommunikationsanbieter, aber auch Lieferanten im Greenkeeping-Bereich ab 01. Januar die neue Standard-Rechnungsform anwenden. Im Rahmen der Vorbereitung sind folgende Punkte zu beachten:
- Klären Sie mit Ihren Lieferanten, ab wann diese E-Rechnungen versenden werden. So können Sie sich gezielt vorbereiten.
- Fragen Sie Ihre Lieferanten, welches E-Rechnungs-Format diese anwenden werden.
- Klären Sie, ob die Lieferanten die E-Rechnung per E-Mail versenden oder diese für einen Abruf über ein dafür bestehendes Portal bereitstellen.
- Für eingehende E-Rechnungen per E-Mail: Richten Sie ein separates E-Mail-Postfach ein, das ausschließlich dem Empfang von E-Rechnungen dient. So vermeiden Sie eine Vermischung mit anderen Posteingängen und können Spam-Rechnungen (die es leider auch geben wird) besser trennen.
- Wer E-Rechnungen inhaltlich prüfen und bearbeiten soll, benötigt einen entsprechenden Reader. Das kryptische XML-Format kann zwar ebenfalls geöffnet werden, allerdings sind die relevanten Informationen ohne auf das Format abgestimmten Reader oft versteckt und nur schwer zu finden.
- Definieren Sie, wie Rechnungen geprüft (sachlich und rechnerisch) und Prüfungsvermerke dokumentiert werden. Der gute alte Eingangs- und Bearbeitungsstempel hat mit der E-Rechnung endgültig ausgedient.
Golfanlagen sollten sich rechtzeitig vor Jahresende mit ihren Steuerberatern und Buchhaltern zusammensetzen und die Einbindung der E-Rechnung – sowohl für Eingangsrechnungen als auch für eigene Rechnungen – in die betrieblichen Abläufe sowie die rechtskonforme Archivierung festlegen.
Autor: Michael Althoff | golfmanager 5 / 2024