Informationsfluss garantiert „optimale Spielbedingungen“

Geschickte Kommunikation im Greenkeeping

Kennen Sie aus Kindertagen noch das Spiel „Stille Post“? Es ging darum, einen Satz von einem zum anderen weiterzutragen und festzustellen, dass sich der Satz beim letzten Mitspieler anders anhörte als am Anfang.

 

Zugegebenermaßen haben die Mitspieler oft dafür gesorgt, dass die Verfremdung auch tatsächlich eintritt. Das führte zu einer allgemeinen Erheiterung und machte Spaß, sich die kryptischen Sätze am Ende anzuhören und sie mit dem Ursprungssatz zu vergleichen.

 

Wenn wir doch im Berufsleben auch diesen Spaß entwickeln könnten, in dem wir die verstandene Information mit der Ausgangsnachricht vergleichen könnten. Leider ist die berufliche Informationsweitergabe kein Spiel und bedarf der korrekten Durchführung. Wir sprechen vom Informationsfluss – der korrekten und fließenden Wiedergabe von Informationen. Mit einem zeitnahen und vollständigen Informationsfluss steht und fällt die Qualität der Zusammenarbeit auf einer Golfanlage. Was immer die vordringlichen Ziele sind, ob reibungslose Prozesse, eine hohe Gästeorientierung oder betriebswirtschaftlicher Ertrag: Alles steht und fällt mit dem Informationsfluss.

Aber das ist in der heutigen Zeit der Informationsüberflutung eine wahre Herausforderung. Das Filtern, die Auswahl und die korrekte Weitergabe von Informationen sind nur einige dieser Aufgaben. Man schafft es kaum, alle Informationen des Tages so aufzubereiten, dass man selbst und andere auch ein gutes Gefühl entwickeln. Aber zunächst einige grundlegenden Fakten zum Informationsfluss.

 

Grundlegendes zum Informationsfluss

Unter Informationsfluss versteht man den Weg, den Informationen mündlich oder schriftlich nehmen, um bei einem oder mehreren Empfängern anzukommen. Die Bereitschaft zu fließender Information sollte nicht einseitig sein, sondern auf Gegenseitigkeit basieren. So wie der Vorstand den Head-Greenkeeper über Themen, Entscheidungen oder Planungen bezüglich der Golfanlage informiert, so spricht der Head-Greenkeeper umgekehrt mit dem Vorstand über aktuelle Platzpflegearbeiten, Turniervorbereitungen, Maschinenpark, Personal und andere wichtige Angelegenheiten, die der Vorstand entscheiden muss. Bleibt die gegenseitige Information aus, kommt es zu Kommunikationsstörungen, die sich sowohl im Tagesgeschäft bemerkbar machen, als auch als Störung auf der Beziehungsebene auftreten können. Aber dazu später mehr. Neben der Flut an Informationen, die heute zur Verfügung stehen, beschränkt sich der Begriff Information nachfolgend lediglich auf betriebliche Informationen. Es geht um Informationen, die innerhalb der Golfanlage für die tägliche Arbeit benötigt werden und zwischen Head-Greenkeeper, Greenkeeper-Team, Vorstand, Platzwart, Sekretariat u.a. ausgetauscht werden. Diese Informationen dienen der aufgabenorientierten Verarbeitung.

 

Funktionen der Information

Informationen haben unterschiedliche Funktionen. Sie können zu einem passiven oder einem aktiven Verhalten führen.

 

Sind Informationen passiv, übermitteln sie lediglich eine Nachricht, die keine weiteren Handlungen auslösen muss, z.B. dass der Auftrag zur Bestellung einer Maschine vom Vorstand nun unterzeichnet und an den Lieferanten weitergeleitet wurde. Das bedeutet für den Greenkeeper, dass er zukünftig ggf. einen Maschinen-Arbeitsgang anders planen muss. Es besteht aber kein aktueller Handlungsbedarf. Sind Informationen aktiv, kann oder muss seitens des Greenkeepers mit dieser Information aktiv weitergearbeitet werden, z.B. wenn ein Kollege beim Vorstand gekündigt hat. Das erfordert aktiv weitere Schritte, wie das Gespräch mit dem Vorstand oder geänderte Personalplanung ab einem bestimmten Stichtag.

 

Insbesondere spielt der Zeitpunkt beim Informationsfluss eine Rolle. Informationen, die zu früh beim Empfänger ankommen, können u.U. für den Sachverhalt nicht richtig eingeordnet werden. Informationen, die zu spät ankommen, führen möglicherweise zu Konflikten. Daher ist zu beachten, dass die Empfänger die Informationen immer zur richtigen Zeit erhalten sollten. Was nutzt es, den Empfänger erst dann zu informieren, wenn Fristen bereits verstrichen oder Missverständnisse bereits entstanden sind. Im ungünstigsten Fall führen zu spät erhaltene Informationen zu Fehlentscheidungen. Nicht funktionierende Informationsflüsse führen aber in jedem Fall zu Informationsverlusten und können weitereichende Folgen haben.

 

Informations-Weiter­gabe auf Golfanlagen

Die Weitergabe von Informationen betrifft jedermann auf der Golfanlage. Nur wenn ausreichend über alle Sachverhalte gesprochen wird, kann im Sinne der professionellen Führung ausreichend Transparenz über alle Vorgänge geschaffen werden. Das Team einer Golfanlage kennt sich im Gegensatz zu größeren Unternehmen meistens persönlich. Da die Greenkeeper überwiegend auf der Anlage und in Bewegung tätig sind, müssen die Informationen persönlich, d.h. also mündlich weitergeleitet werden. Das kann sowohl Vor- als auch Nachteile haben.

 

Ein Vorteil ist der direkte Kontakt zwischen Sender und Empfänger. Es besteht die Möglichkeit der Nachfrage und Vertiefung bestimmter Themen, was zu einer guten Informationsqualität führen kann. Gleichzeitig können Informationen zeitnah weitergegeben und mit Details versehen werden, die schriftlich nicht so ausführlich übermittelt worden wären. Dadurch ist eine schnelle Reaktion möglich. Andererseits besteht die Gefahr, dass weniger wichtige Informationen nicht so präsent bleiben, da der Greenkeeper während eines persönlichen Telefonats mit einer anderen Sache beschäftigt und abgelenkt ist. Sie kennen sicher das Phänomen der Information „zwischen Tür und Angel“, die schnell vergessen werden kann. Informationsverlust ist aber kein Problem der persönlichen Information, sondern genereller Art und hat verschiedene Ursachen und Wirkungen.

 

Sinnvolle Praxis

Die Informationsweitergabe im Greenkeeper-Team sollte bestimmten Regeln unterliegen, um eine optimale Zusammenarbeit zu gewährleisten. Gehen wir zunächst mal davon aus, dass den Head-Greenkeeper die Informationen zuerst erreichen. Wie soll der Informationsfluss im Greenkeeper-Team dann gestaltet werden?

 

Hilfreich für das Greenkeeper-Team sind feste Treffen für eine geregelte Information und Kommunikation. Dabei haben sich neben einer wöchentlichen Besprechung kurze, tägliche Runden zum Austausch von Informationen bewährt. Das kann morgens bei der Einteilung von Aufgaben sein oder auch der gemeinsamen Mittagspause, wenn alle zusammenkommen. Diese Zusammenkunft sollte von allen Beteiligten aktiv gesucht werden. Es ist sinnvoll, Informationen zu strukturieren und aufzubereiten. Nicht alle Informationen zu einem Thema sind es wert, weitergegeben zu werden. Notizen des Head-Greenkeepers auf einem Zettel oder im Handy helfen bei der Struktur der Informationen und um sicher zu sein, dass nichts vergessen wird. Dieses Briefing kann kurz und prägnant sein, als auch schnell übermittelt werden. Auf Aushänge von Informationen sollte nur dann zurückgegriffen werden, wenn ein Thema längere Gültigkeit hat oder präsent sein muss. WhatsApp-Gruppen können für eine schnelle Information an alle unter bestimmten Voraussetzungen auch sinnvoll sein. Betriebliche Informationen über andere Soziale Medien schließen sich aus.

 

Was sollte weitergegeben werden?

Welche Informationen sind es wert, weitergeben zu werden? Grundsätzlich alle Informationen, die den Greenkeepern helfen, ihre Aufgabe umsichtig und weitblickend zu erledigen. Daher gilt eine wichtige Informationsregel: Keine Information ohne Schilderung des Hintergrundes. Die Beschreibung des Hintergrundes macht es dem Greenkeeper möglich, mitzudenken und Verantwortung zu übernehmen. Es ist ein Unterschied, ob eine Information in der Qualität „Wir müssen die ersten 9 Löcher bis 12 Uhr mähen“ weitergegeben wird oder ob es sich folgendermaßen anhört: „Wir müssen die ersten 9 Löcher bis 12 Uhr mähen, da um 12:30 Uhr eine angemeldete Gruppe von 20 Greenfee-Spielern auf der 1. Bahn startet.“ Ein Halbsatz mehr gibt dem Kommunikationspartner Hintergrundinformationen für sein Handeln. Es macht ihn zu einem gleichwertigen Partner, der die Chance hat, mitzudenken, Verantwortung zu übernehmen und aktiv zu werden. Im ersten Fall wird das Mähen in den Vordergrund gestellt, im zweiten Fall steht der Appell dahinter, für die Spieler auf der Golfanlage optimale Bedingungen zu schaffen. Das schafft Pflichtbewusstsein und hat eine ganz andere Qualität der Zusammenarbeit. Wer auf diese Art und Weise kommuniziert und Informationen weitergibt, schafft Motivation und Teilhabe. Umgekehrt wird man feststellen, dass bei einer offenen, fließenden Kommunikation auch Informationen besser fließen. Wer sich als Teil einer verantwortungsvollen Gemeinschaft versteht, fühlt sich auch verpflichtet, seinerseits Informationen zum Arbeitsbereich beizutragen. Welches positive Feedback gab es von den Spielern? Was ist dem Greenkeeper aufgefallen, was bearbeitet oder gelöst werden muss? Was hat der Greenkeeper bereits vor Ort erledigt?

 

In diesen Situationen ist der Informationsfluss geprägt von Vertrauen und der Bereitschaft, Verantwortung für das eigene Handeln zu übernehmen. Die Beziehung zwischen den Kommunikationspartnern ist wertschätzend und basiert auf einer gegenseitigen Vertrauensebene. Das Klima ist offen und es wird produktiv und zielstrebig gearbeitet. Das ist der Idealzustand einer nahezu freundschaftlich-kollegialen Beziehung im Greenkeeper-Team und stellt im Betriebsalltag einen Glücksfall dar.

 

Wenn die Kommunikation stockt

 

Kommt der Informationsfluss zum Stocken, gibt es sowohl Störungen im Arbeitsablauf als auch in der Beziehungsebene untereinander. Das führt zwangsläufig zu weniger Kommunikation und Information, verbunden mit etwa spitzen Bemerkungen und dem Gefühl, dass man sich gegenseitig gar nicht wirklich zuhören möchte. Informationen werden nicht bewusst zurückgehalten, aber auch nicht aktiv geliefert. Bestehende Standpunkte können sich verhärten und trotzdem ist die Bereitschaft, einander zuzuhören, noch da. Dennoch wird das, was der Andere sagt, nicht mehr wohlwollend aufgenommen. Das Bewusstwerden der bestehenden Spannungen erzeugt für alle Beteiligten ein ungutes Gefühl. Die Informationen werden vorsichtiger und zurückhaltender formuliert. Die Angst davor, „etwas Falsches zu sagen“, macht sich breit. Man kann sich vorstellen, dass es noch viele weitere Eskalationsstufen geben kann, wenn die Information nicht mehr fließt und die Kommunikation stockt. Eine einmal verlorene gute Kommunikation ist nur sehr schwer wieder zurückzugewinnen. Jeder muss bereit sein, wieder auf den anderen zuzugehen und Informationen weiterzutragen.

 

Fazit

Über Informationen zu verfügen ist ein hohes Gut, das viel Aufmerksamkeit auf sich zieht. Wer Informationen hat, weiß, wie sich Dinge entwickeln können und was getan werden sollte. Damit ist er in einem klaren Handlungsvorteil gegenüber anderen. Daher ist es ratsam, dass der Head-Greenkeeper alle Chancen der Information nutzt: Vorstandssitzungen, Gespräche, Austausch mit den Kollegen und Clubmitgliedern. Anrufe auf dem Handy werden oftmals als Störung empfunden, obwohl es nicht um den Anrufer geht, sondern um die Information, die vermittelt werden soll. Heute wird eher nur zum Telefon gegriffen, wenn es entweder keine andere Möglichkeit gibt, die Information eine gewisse zeitliche Dringlichkeit oder Wichtigkeit hat oder die Beziehungsebene im Vordergrund stehen soll (wir alle kennen aber auch Ausnahmen). Der Empfang oder die Weitergabe von Informationen gehören zum Job genauso dazu wie das Greenkeeping selbst. Im Gegenteil, die Weitergabe von Informationen ist eine Wertschöpfung für die Tätigkeit.

 

Ein guter Informationsfluss ist die Basis einer guten Zusammenarbeit. Die gegenseitige Information ist eine Form der Wertschätzung dem Gesprächspartner gegenüber und fördert die Zusammenarbeit. Damit trägt der Informationsfluss zu einer motivierenden Arbeitssituation bei, in der alle Beteiligten immer im Bilde über die Vorgänge auf der Golfanlage sind. Das führt letztlich zu einem Klima des Vertrauens und der Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen.

 

Autorin: Gunhild Posselt | Greenkeepers Journal 03/2017

 

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