Zeitmanagement – ­Ihr Spiel auf dem Golfplatz

Wenn der 24-Stunden-Tag nicht mehr reicht

Gehören Sie auch zu den Menschen, denen nicht genügend Zeit am Tag zur Verfügung steht? Kommen Sie auch mit der Zeit nicht aus, um alle Ihre Aufgaben angemessen zu erledigen? Wünschen Sie sich nicht auch mehr Zeit für sich selbst, für Ihre Familie und Freunde?

 

Halten wir doch einmal folgenden Fakt fest: Jedem Menschen stehen pro Tag 24 Stunden zur Verfügung. Warum aber haben die einen keine Zeit und die anderen langweilen sich? Welche Faktoren spielen also neben der Persönlichkeit eine Rolle?

 

Wollen wir das Ungleichgewicht zwischen Zeit und Tätigkeit ausdrücken, dann verwenden wir oft räumliche Bilder: Die Zeit sitzt mir im Nacken. Mein Zeitfenster ist zu klein. Am Puls der Zeit usw.

 

Ändern wir doch unser Bild von der Zeit in ein uns vertrautes: Nehmen wir das Spiel auf dem Golfplatz als unser Bild für ein gelungenes Zeitmanagement. Das Spiel auf dem Golfplatz lehrt Ihnen das Management von der Zeit als auch Ihr Selbstmanagement.

 

Benötigtes Equipment

Beginnen Sie mit der Analyse Ihrer Werkzeuge, also Ihren Golfschlägern. Haben Sie alle Schläger, die Sie brauchen und spielen können, in Ihrem Bag? Die Schläger sind gleichsam die Tools, die Sie für ein gutes Zeitmanagement verwenden können. Das bedeutet, dass Sie Methoden kennen und anwenden können, die Ihnen helfen, Ihr Zeitmanagement zu gestalten.

 

Das „Eisenhower Prinzip“ könnte ein solches Werkzeug sein oder die „Alpen-Methoden“.


Methoden für ein effektives Zeitmanagement

Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip beschreibt eine Methode, die anstehenden Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu priorisieren. Dadurch entstehen Kombinationsmöglichkeiten, die nach A-, B-, C- und D-Feldern gegliedert werden.

 

Alpen-Methode (nach Lothar J. Seiwert)

Die Alpen-Methode hilft beim Zeitmanagement des Tagesablaufes mit folgenden Schritten:

A  Aufgaben, Termine und Aktivitäten festlegen

L  Länge festlegen

P  Pufferzeiten einplanen

E  Entscheidungen treffen

N  Nachkontrolle


Sie haben trainiert und wissen, wann Sie welchen Schläger spielen sollen und kennen die Reaktion Ihrer Werkzeuge. Sie wissen, welchen Loft die Schläger haben. Sie kennen die Technik, um einen Draw zu spielen und wissen, welcher Ball auf welchen Schläger reagiert. Sie kennen im Zeitmanagement die Methoden und wissen, welche Methode Sie wann einsetzen sollten. Sie wissen, durch welche Werkzeuge Sie Ordnung und Struktur in Ihrem Zeitmanagement erhalten und wie sich diese auf Ihre tägliche Arbeit auswirken.

 

Am Abschlag

Sie stehen am Abschlag. Bevor Sie nun anfangen, zu spielen, erstellen sie eine Planung für Ihr Spiel und Ihr Selbstmanagement: Unter Selbstmanagement versteht man in unserem Fall die Kompetenz, das eigene Zeitmanagement weitgehend unabhängig von Einflüssen zu gestalten. Das bedeutet, bei jeder Aufgabe planvoll vorzugehen und sie nicht einfach nur passieren zu lassen. Handeln Sie daher immer aktiv, statt reaktiv.

 

Wie also wollen Sie das Fairway bis zum Loch bzw. Ziel spielen? Planen Sie den Wasserlauf ein, etwa in Form der regelmäßigen Besprechungen mit dem Platz-Vorstand. Spielen Sie drüber oder legen Sie vor? Berücksichtigen Sie diese Entscheidung in Ihrer Zeitplanung: Abstimmung, Information, Rücksprache oder den direkten Weg über das Wasser.

 

Planen Sie die Anzahl der Schläge, die Sie bis zum Loch machen wollen. Wenn Sie der Profi sind, der den Platz Par spielt, dann reduzieren Sie sich auf wenige Schläge, die aber dann auch wie geplant ausgeführt werden sollten. Wenn Sie das entsprechende Material und den ausgebildeten Caddy haben, mit dem Sie das leisten können und der Sie unterstützt, dann legen Sie los. Falls Sie sich aber nicht in der Form auf Ihre Leistung verlassen können oder jeder Schlag ein Wagnis ist, planen Sie doch lieber einen Schlag (oder ein paar Stunden) mehr bzw. einen Puffer mit ein.

 

Die meisten Amateure sowohl im Golf, als auch im Zeitmanagement laufen in die Falle, dass sie jedes Loch Par spielen wollen und sich damit selbst überfordern. Das löst Enttäuschung aus und das Gefühl, dass man die eigenen gesteckten Ziele nur selten erreicht. Die Profis passen ihre Erwartungen und ihr Können den Rahmenbedingungen und der eigenen Kompetenz als auch der ihrer Mitarbeiter an.

 

(Un-)Planbare Aufgaben

Grundsätzlich gibt es im Zeitmanagement planbare und unplanbare Aufgaben, die auch im Greenkeeping zu finden sind. Zu den planbaren Aufgaben gehören Routineaufgaben, planbare monatliche oder jährliche Aufgaben, Turniere oder Events, Mitarbeiterurlaub – alles weitgehend planbar! Zu den nicht planbaren Dingen gehören im Greenkeeping insbesondere die Natur und das sich ständig verändernde Biotop. Heftige Regenfälle, dauerhafte Hitze, durch Wildschweine aufgeworfene Fairway-Stücke. Zu den ungeplanten Aufgaben gehören aber auch Informationen, die zu spät beim Greenkeeper ankommen, z.B. 20 Greenfee-Spieler, die der Head-Greenkeeper bei der Planung der Platzpflege nicht berücksichtigen konnte, Krankheit von Mitarbeitern, Maschinendefekte und -ausfall.

 

Die planbaren Aufgaben kann das Greenkeeper-Team weitgehend selbständig er­ledigen. Die Kompetenz des Head-Greenkeepers ist es, die unplanbaren Aufgaben planbar zu machen und zum Erfolg zu führen.


Vier Tipps für das Planen von Aufgaben im Greenkeeping

1. Streben sie nicht nach Perfektion!

Du hättest es besser machen können. Das reicht nicht aus. Du kannst es besser.“ Streben Sie nicht danach, perfekt sein zu wollen, sondern kompetent und umsichtig zu handeln. Bezwingen Sie Ihren inneren Richter, dass er über Sie keine Oberhand gewinnt.

 

2. Tun Sie das Notwendige!

Sehen Sie Ihre Arbeiten mal durch. Müssen Sie die alle selbst machen oder können Sie die auch im Team aufteilen? Jetzt höre ich Sie reden: „Meine Mitarbeiter sind auch schon so belastet, die kann ich nicht noch mehr belasten.“ Dennoch ist die Bewältigung der Aufgaben eine Teamleistung und die Aufgabe des Head-Greenkeepers ist es, die wertschöpfenden Aufgaben anzuschieben.

 

3. Sagen Sie NEIN!

Sie arbeiten in Ihrem Job oft auch mit Menschen zusammen, die zwar etwas zu sagen haben, aber nicht unbedingt die Profis sind. Anweisungen machen generell keinen Sinn oder zu diesem Zeitpunkt keinen Sinn. Halten Sie dagegen. Sie ärgern sich, wenn Sie es dennoch machen und können Ihrem Team gegenüber keine vernünftige Begründung finden. Sagen Sie auch mal NEIN und begründen Sie Ihre Entscheidung. Sie tun das für Ihr eigenes Selbstmanagement und für das Ihrer Mitarbeiter.

 

4. Vereinfachen Sie Abläufe!

Nicht alles, was es schon seit Jahren gibt, ist gut. Nehmen Sie jeden Ablauf unter die Lupe und überlegen Sie, ob sie ihn beibehalten wollen. Die Rahmenbedingungen verändern sich, die Ziele, die Mitarbeiter oder die Anforderungen. Verändern Sie und machen Sie sich die Abläufe zunutze – nicht umgekehrt. Unterwerfen Sie alles immer einer kritischen Überprüfung.


Das Fairway effektiv überwinden

Sie kommen zu Ihrem Spiel auf dem Fairway. Hier gilt es, „Strecke zu machen“ und sich nicht ablenken zu lassen. Sie haben einen klaren Plan und verfolgen diesen. Alles andere ordnen Sie diesem Plan unter. Auch wenn andere Personen möchten, dass Sie parallel noch andere Dinge erledigen.

 

Sie wissen es gleich: Das können Sie nicht auch noch schaffen. Lassen Sie sich nicht reinreden, sondern verfolgen Sie Ihren Plan. Das bedeutet aber auch, dass Sie mal „NEIN“ sagen müssen. Ohne dieses „Nein“ können Sie bis zum Loch keine „Strecke machen“.

 

Auf dem Fairway und im Greenkeeping heißt dies: Gute Planung, vollkommene Sicherheit in der Ausführung, absolute Konzentration und keine Ablenkung durch Prioritäten, die Ihnen andere setzen. Behalten Sie immer das Ziel im Blick. Planen Sie Ihre Tätigkeit vom Ende her.

 

Von Hindernis ­ nicht beirren lassen

Trotz bestem Spiel müssen gelegentlich Hindernisse überwunden werden, etwa wenn man in den Bunker gespielt hat. Niemand plant, in den Bunker zu spielen aber was tun, wenn es doch passiert? Sie sitzen fest, kommen nicht voran oder stehen sogar unterhalb des Fairways. Auch im Zeitmanagement kommen Sie in Situationen, die sie nicht geplant haben und nun neu überdenken müssen.

 

Bekämpfen Sie aktiv ihre Störungen. Lassen Sie sich nicht ablenken. Vielleicht erwischen Sie sich bei dem Gedanken, dass Sie im Bunker liegen, noch keine Strategie haben, wie Sie da wieder raus kommen und gleichzeitig fällt Ihnen ein, dass Sie am Clubhaus noch die Fahnen vom Wochenende abnehmen müssen. Das teilt Ihre Aufmerksamkeit und Ihre Konzentration. Sie verlieren die Planung Ihres Zeitmanagements.

 

Dabei ist es in solchen Situationen wichtig, sich auf den Moment zu konzentrieren und in diese Aufgabe all ihre Energie und Ihr Können geben. Bekämpfen Sie aktiv Ihre abwandernden Gedanken und Tätigkeiten.

 

Es gibt nur eine Lösung: Am besten, Sie freunden sich so schnell wie möglich mit einer festgefahrenen Zeitmanagement-Situation an. Die Profis beschäftigen sich nicht mit dem Problem, sondern mit der Lösung. Sie regen sich nicht auf und suchen auch nicht den/die Schuldigen. Das alles kostet viel zu viel Energie und vor allem Zeit!

 

Lassen Sie einen Film vor ihrem inneren Auge entstehen, wie eine Lösung aussehen könnte.

 

Wie ist der Sand beschaffen? Nass, Staubtrocken? Welchen Schläger wollen Sie nehmen resp. welche Methoden brauchen Sie, um eine schwierige Aufgabe in einer begrenzten Zeit zu lösen. Welchen Loft brauchen Sie, um die Bunkerkante überspielen zu können? Mit wie viel Zeitaufwand lässt sich die Herausforderung lösen.

 

Es ist nicht nur eine Lösung des Problems notwendig, sondern auch eine Weiterplanung: Wenn Sie regelmäßig Gruppen von Greenfee-Spielern Platz machen müssen, von denen Sie nichts wussten, welchen Informationsfluss brauchen Sie dann zukünftig, um nicht immer wieder in die gleiche Situation zu kommen? In jedem Fehler, in jeder schwierigen Situation liegt auch eine Chance der Verbesserung. Man muss sie nur ergreifen, sonst liegt man immer wieder an der gleichen Stelle im Bunker.

 

Auf dem Grün – ­ letzte Kräfte mobilisieren

Haben Sie erst einmal das Grün bzw. Ziel erreicht, ist schon viel geschafft. Ihr Zeitmanagement hat gepasst, die Abfolge Ihrer Arbeiten in der geplanten Zeit war richtig, sonst lägen Sie jetzt nicht auf dem Grün.

 

Kurz vor dem Einlochen hat man Ihnen allerdings noch ein Hindernis in den Weg gelegt: Das Loch liegt auf einem Platteau oder am anderen Ende des Grüns. Manchmal denkt man im Zeitmanagement, dass man es nicht schaffen kann und plötzlich lösen sich alle Hindernisse wie von selbst auf. Woran liegt das? Hier zahlt sich eine gute Organisation, kompetente Mitarbeiter und die Ruhe und Übersicht aus, die Sie in komplexen Situationen bewahren.

 

Zeitmanagement wird oftmals mit Stressmanagement gleichgesetzt. Wer sein Zeitmanagement nicht im Griff hat, der gerät unter Stress. Allerdings ist es nicht das Zeitmanagement, sondern die Überfrachtung an Aufgaben in der vorgegebenen Zeit.

 

Kennen Sie das, dass Sie unter Stress geraten, wenn vor einem Turnier noch die Grüns zu mähen sind und sich plötzlich ein Mitarbeiter krank meldet? Dann passt die Aufgabe nicht mehr in den geplanten Zeitraum. Alles muss schneller gehen, weil eine Hand fehlt.

 

Das Loch ist beendet – ein Rückblick

Dann wird eingelocht und das Ziel ist erreicht. Ihr Zeitmanagement hat gepasst! Sie und ihr Team haben alle Aufgaben in der vorgegebenen Zeit geschafft. Profis schauen jetzt zurück und bewerten ihr Spiel rückwirkend: Was ist mir gut gelungen? Waren die Schlägerauswahl und die Taktik richtig? Was muss ich an meinem Schwung verbessern, um die gleiche Leistung nochmal abzurufen?

 

Auch im Zeitmanagement ist jetzt der Moment, zurückzuschauen: Was ist uns gut gelungen und wo haben wir noch Potenzial, uns zu verbessern?

 

  1. Ist eine Information nicht rechtzeitig angekommen? In diesem Fall Rücksprache mit dem Clubsekretariat nehmen und einen Prozess einführen, der mir zeitnahe Information zusichert.
  2. Waren alle Mitarbeiter für die Aufgabe richtig ausgebildet? Bei Zweifeln, Schulung oder Nachschulung veranlassen. Noch einmal zeigen, wie ich beispielsweise das Grün gemäht oder die Bäume beschnitten haben möchte.
  3. Hatte ich selbst eine gute Planung? Oder muss ich beim nächsten Mal einen größeren Puffer einbauen bzw. eine andere Vorgehensweise wählen?

 

 Nicht vergessen: ­Leistungen feiern

Endlich wird im Clubhaus die erfolgreiche Runde gefeiert. Sie haben mit Ihrem Team einen guten Job gemacht. Sie haben eine komplexe Aufgabe in der geplanten Zeit erledigt. Vielleicht haben Sie auch über das Jahr zusätzliche Aufgaben mit einem motivierten Team geschafft. Dann nehmen Sie sich auch einmal Zeit, Ihre Planung und Ihr Zeitmanagement zu feiern. Geben Sie den Mitarbeitern Feedback über deren Arbeitsleistung, über Ihre eigene Zufriedenheit und bestärken Sie sie damit, sich beim nächsten Mal in der gleichen Art und Weise zu verhalten.

 

Gute Leistungen entstehen nachhaltig dadurch, dass man sie bemerkt, anerkennt und wertschätzt. Gutes Verhalten verstärkt sich durch positives Feedback. Suchen Sie nicht mit Macht einen Anlass, zu loben. Aber wenn sich die Gelegenheit ergibt, dann nutzen Sie sie. Holen Sie aber auch Feedback von den Mitarbeitern ein. Wo gibt es Möglichkeiten der Verbesserung? Wo gibt es Stellschrauben, das eigene Potenzial noch weiter zu optimieren. Dies ist ein ständiger Prozess!

 

Das sind die Arbeitsweisen, die aus einem Team ein „Top-Flight“ macht. Denn Sie wissen ja: Die guten Flights starten immer zuerst und kommen immer zuerst an!

 

 Autorin: Gunhild Posselt | Greenkeepers Journal 01/2018

 

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