Outsourcing der Beitragsverwaltung
Im Gespräch mit Wilhelm Eckhard Sindt, G&LC Gut Uhlenhorst
Dass eine Golfanlage seine Beitragsverwaltung an einen externen Dienstleister übergibt, ist in der Golfbranche bislang weitgehend unbekannt. Zu komplex erscheinen die unterschiedlichen Mitgliedschafts-Optionen, Familienkonstellationen, Zahlungsziele und -methoden sowie die Vielzahl der zusätzlichen Services wie beispielsweise Caddy-Boxen-Miete. Zudem geht es bei der Beitragsverwaltung um nichts weniger als ums Geld – da möchte jeder Inhaber und Vorstand sicher sein, dass die Buchhaltung transparent und sicher geführt wird und am Ende stimmt. Einer, der diesen Schritt gewagt hat, ist Wilhelm Eckhard Sindt, Inhaber und Geschäftsführer des Golf & Landclub Gut Uhlenhorst. Die 1989 erbaute 27-Löcher-Anlage ist nur zehn Autominuten vom Kieler Stadtzentrum entfernt und bietet Golfern eine auf 145 Hektar großzügig angelegte und abwechslungsreiche Anlage.
1.400 Mitglieder haben die Möglichkeit, unter unterschiedlichen Mitgliedschaftsmodellen zu wählen. In einem Gespräch mit Marc Spangenberger, Geschäftsführer bei PC CADDIE, erklärt Sindt seine Gründe und Erfahrungen für das Outsourcing. (Anm. d. Red.: Bei dem Gespräch handelt es sich um die Zusammenfassung eines Online-Interviews auf Vimeo, komplett abzurufen unter folgendem Link: https://vimeo.com/589324439. Sobald Sie auf den Link klicken, verlassen Sie unsere Seite und werden auf www.vimeo.com weitergeleitet. Bitte beachten Sie dafür die Datenschutzerklärung von Vimeo.)
? Wie sind Sie zu der Entscheidung gekommen, Ihre Beitragsverwaltung outzusourcen?“
! Durch das Ausscheiden einer Mitarbeiterin konnten wir trotz zweifachen Versuchs keine Fachkraft finden, die unsere langjährig aufgebaute Beitragsstruktur einfach übernehmen und abarbeiten konnte. Dies hat uns im laufenden Betrieb extrem ins Stolpern gebracht. Die Bereitschaft von PC CADDIE, im Rahmen eines Pilot-Projekts unsere Beitragsverwaltung komplett zu übernehmen, hat uns in dieser Situation schlichtweg sehr geholfen!
? Wie ist das Projekt zurückblickend gestartet, wo lagen die Stolpersteine?
! Es war tatsächlich so, dass es in der Abstimmung vorrangig darum ging, wer zukünftig welche Aufgaben im Detail übernimmt. Letztlich bleibt festzuhalten, dass wir vernachlässigbar wenig Aufwand in der Umstellung hatten.
? Welchen Golfanlagen würden Sie ein Outsourcing der Beitragsverwaltung empfehlen?
! Ich würde das Outsourcing uneingeschränkt jedem empfehlen. Es ist unglaublich, was durch die Prüfungen von PC CADDIE alles zutage gekommen ist. Ob man durch das Outsourcing seine Beitragsverwaltung nur zum Laufen bringt und dann wieder selbst übernimmt, oder langfristig an einen externen Partner vergibt, muss jeder Verantwortliche für sich entscheiden. Für uns kann ich festhalten: Wir bleiben dabei – weil es unter den gegebenen Umständen ein entspannteres Arbeiten ermöglicht.
? Können Sie uns noch etwas zum Kostenrahmen sagen?
! Uns kostet das Outsourcing ungefähr eine halbe Arbeitskraft. Dafür bekomme ich die volle Leistung, bin unabhängig von einer geeigneten Buchhaltungs-Fachkraft für diesen Bereich und unser Team kann sich im Front-Office auf seine Kernaufgaben konzentrieren. Rechnet man noch ein, welche Umsätze durch frühere Fehler und/oder zu wenig bedachte individuelle Beitrags-Lösungen verlorengingen, ist dies für uns eine echte Win-Win-Situation.
Vielen Dank für das offene Gespräch, Herr Sindt, und weiterhin viel Erfolg mit Ihrer schönen Anlage im Hohen Norden.
In ergänzenden Fragen an Marc Spangenberger, Geschäftsführer bei PC CADDIE, hakte der golfmanager weiter nach:
Nachgefragt: Aufräumen und externes Fachwissen nutzen
? Herr Spangenberger, welche Vorteile sehen Sie für die Verantwortlichen von Golfanlagen in einem Outsourcing der Beitragsverwaltung mit dem Blickwinkel eines IT-Experten.
! Herr Sindt vom Gut Uhlenhorst hat die Vorteile schon sehr gut zusammengefasst. Zudem muss ich ergänzen, dass unsere Mitarbeiter für das Outsourcing vorrangig Experten für die Buchhaltung auf Golfanlagen sind – zum einen durch vorangegangene Arbeit in den Golfanlagen, aber insbesondere durch die langjährige Betreuung von Sekretariaten in Zusammenarbeit mit Steuerkanzleien und deren Buchhaltungs-Software. Die professionelle Nutzung von PC CADDIE ist dann eher als nachgelagerter Einsatz von „Profi-Werkzeug“ anzusehen. Aber zu den Vorteilen, die das Outsourcing bietet: Im ersten Schritt analysieren wir die bestehende Beitragsstruktur: Welche Leistungen und Rechte hat der entsprechende Mitgliedschaftstyp – welche Beitrage und Kosten muss er dafür zahlen? An dieser Stelle ist meist ein großer Beratungsbedarf. Häufig werden Beiträge und Artikel auf eine Art geführt, die entweder kein verlässliches Con-trolling zulassen, oder so komplex aufgesetzt sind, dass der Aufwand für das Erstellen von Monats- und Jahresrechnungen unnötig hoch ist. Durch unsere Anpassungen tauchen beispielsweise aber auch Mitglieder auf, die seit Jahren keinen Beitrag zahlen. Der größte Effekt liegt aber sicher in der Übersicht und im Zeitgewinn. Salopp kann man sagen: Im ersten Schritt „räumen wir auf“. An dieser Stelle kann die Beitragsverwaltung auch wieder zurück an die Mitarbeiter der Golfanlagen gehen und wir betreuen nur noch nach Bedarf. Der zweite Schritt ist die von Herrn Sinth beschriebene, monatliche Betreuung. Auch hier finden weiterhin Optimierungen statt, der größte Vorteil liegt meines Ermessens aber in der dauerhaften, kostengünstigen Lösung: Zu ähnlichen Kosten wie eine eigene Fachkraft garantieren wir zum einen die ausfallsichere Beitragsverwaltung und damit Rechnungsstellung. Daneben muss das Know-how einer Beitragsverwaltung, also spezielles Buchhaltungs-Wissen, im Golfbetrieb nicht sichergestellt werden. Und da wir unsere Arbeit sauber dokumentieren, ist der Weg zurück zur eigenen Beitragsverwaltung auch jederzeit möglich.
? Können Sie sich vorstellen, weitere Golfanlagen als Mandanten für die Beitragsverwaltung zu übernehmen?
! Die sensible Übernahme einer Beitragsverwaltung ist für unser Team nur mit konzentriertem Einsatz und im „2er-Gespann“ möglich. Wir werden also nur eine begrenzte Anzahl von Mandaten annehmen können. Da die Zusammenarbeit intensiv und sehr interaktiv ist, prüfen wir zusammen mit den Interessenten sehr genau, dass wir gut zusammenpassen.
Herr Spangenberger, vielen Dank für das informative und Ihr Interview mit Herrn Sindt ergänzende Gespräch; wir werden verfolgen, inwieweit das bislang noch wenig genutzte Outsourcing der Beitragsverwaltung auf Golfanlagen – zumal angesichts des zunehmenden Personalmangels – „Schule“ macht.
Stand: golfmanager 5/2021
Geschäftsführer PC CADDIE