DGV-Serviceportal – praktisch und innovativ
Schon entdeckt?
Seit März 2018 ist das auf dem DGV-Verbandstag 2018 vorgestellte neue Serviceportal des Deutschen Golf Verbandes (DGV) online. Mit dem Serviceportal macht der DGV einen großen Schritt in die digitale Zukunft. Einer Mitgliederbefragung zufolge waren die wichtigsten Forderungen an ein neues Portal seitens der Mitglieder:
- Mehr Übersichtlichkeit bei der Darstellung der DGV-Serviceleistungen
- Weniger Werbung auf der Website
- Die Website soll „responsive“ sein
- Speziell ausgerichtetes Informationsangebot für Funktionsträger auf Golfanlagen
- Nur eine zentrale Website
Die Aufgabenstellung war demnach klar: Aus golf.de/dgv-service, dem Dokumenten-Downloadservice unter golf.de/infoservice und dem Intranet-Informatiosnssystem (IIS) sollte eine zentrale Plattform werden, das neue DGV-Serviceportal.
Insbesondere an ehren- und hauptamtliche Mitarbeiter auf Golfanlagen gerichtet soll das Serviceportal zur zentralen Anlaufstelle für alle Dienstleistungen werden, die der DGV seinen Mitgliedern anbietet.
Grundsätzlich gibt es drei Nutzerguppen:
- Public-Bereich, in dem der Nutzer alle Inhalte sieht, die für die Öffentlichkeit vorgesehen sind.
- Bereich für Anlagen-Funktionsträger (Zugang mit Login) in dem die Nutzer zusätzlich Inhalte finden, die für seine Arbeit im Alltag relevant sind (ausgenommen: datenschutzbezogene oder sensible Inhalte).
- Bereich für Clubsekretariate (Zugang aus lokaler Clubsoftware (CVS)) mit dem zusätzlichen Zugriff auf clubindividuelle Daten = bisheriges Intranet-Informationssystem (IIS).
Monika Selhorst aus der Kommunikations-Abteilung des DGV und seit Monaten intensiv mit dem Serviceportal beschäftigt: „Das Serviceportal stößt auf gute Akzeptanz und große Resonanz. Speziell für die Funktionsträger von Golfclubs und Golfanlagen hat das DGV-Serviceportal einen direkten Mehrwert. Das Serviceportal ist individuell für die eigene Funktion auf der Anlage anpassbar. Deshalb sieht der registrierte und eingeloggte Funktionsträger deutlich mehr und tiefergehende Inhalte, als der öffentliche, nicht eingeloggte Nutzer.“
Registrierung aus Sicht eines Funktionsträgers
Sie sind Funktionsträger auf einer Anlage? Dann gehen Sie auf www.golf.de/serviceportal und registrieren sich. Den entsprechenden Button finden Sie oben in der Kopfzeile. Sollten Sie weitere Fragen haben, so ist dort auch eine kleine Anleitung hinterlegt (Link: https://serviceportal.dgv-intranet.de/service/quicklinks/anleitungen.cfm)
Wichtig: Sie müssen darüber hinaus ein Häkchen setzen, in dem Sie dem DGV erlauben, diese Daten im Rahmen der Registrierung zur Erstellung des Benutzerkontos und zur späteren Anmeldung am Serviceportal nutzen zu dürfen. Sind Sie bereits in der CVS als „Clubperson“ hinterlegt, dann erkennt Sie das System automatisch und Sie können Ihre Anfrage absenden. Die Anfrage geht direkt an den Club. Sollten Sie noch nicht in Ihrem Club in der CVS als Clubperson hinterlegt sein, dann müssen Sie sich persönlich an Ihren Club wenden, damit er Sie in die CVS als Clubperson einträgt.
Im nächsten Schritt erhält der Club die Anfrage per Mail an die im IIS hinterlegte Clubadresse; die Freigabe bzw. Ablehnung erfolgt im Serviceportal im Bereich Mein Club/Clubpersonen/Freischaltung Serviceportal.
Abschließend erhält der Funktionsträger eine Mail mit der URL des Serviceportals sowie initialem Passwort. Mit diesen Daten kann der Zugang sofort erfolgen.
Registrierung aus CVS-Sicht
Damit ein Funktionsträger das Serviceportal nutzen kann, ist Voraussetzung, dass er als sogenannter Funktionsträger/Clubperson in der CVS hinterlegt ist. Dazu muss der Funktionsträger entsprechend in der CVS-Software angelegt werden. Pflichtangaben sind Vor- und Nachname, Funktion im Club und die E-Mail-Adresse. Nach Speicherung der Angaben, werden diese an das DGV-Intranet/Serviceportal übertragen.
Nach erfolgreicher Registrierung des Funktionsträgers, erhält das Clubsekretariat/der CVS-Nutzer diesbezüglich eine Nachricht an die Club-E-Mail-Adresse. Im Serviceportal unter „Mein Club à Freischaltung Serviceportal“ rufen Sie dann die Liste „Funktionsträger für das Serviceportal“ auf und haben nun dort die Möglichkeit, den Funktionsträger für die Nutzung des Serviceportals freizugeben oder abzulehnen.
Im Folgenden wird der Funktionsträger über die Freischaltung seitens des Clubsekretariats/CVS-Nutzers per E-Mail informiert. Ab dann hat der Funktionsträger die Möglichkeit, sich über den Reiter „Login“ als User im Serviceportal einzuloggen.
Die Plattform ist dabei kein abgeschlossenes System, sondern soll lebendig fortlaufend ergänzt und weiterentwickelt werden. Gehen Sie also immer wieder einmal online, viele interessante Parts sind bereits jetzt online und einige weitere sind noch in der Entwicklung. In dieser und in den nächsten Ausgaben des golfmanager wollen wir Sie auf einige für Club- und Betreiber-geführte Anlagen nützliche Mehrwerte hinweisen, beginnend mit wichtigen Hilfestellungen zum Datenschutz.
Praktische Hilfen für die Umsetzung der EU-DSGVO auf Golfanlagen
Bereitet auch Ihnen noch die Umsetzung der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) Sorgen? Fehlt Ihnen noch das ein oder andere Musterschreiben/Verzeichnis/Text, das auf die Bedürfnisse von Golfanlagen zugeschnitten ist? Oder möchten Sie viel Geld für externe Beratungsleistungen sparen? Dann nutzen Sie den kostenlosen Service im DGV-Serviceportal und laden sich alle EU-DSGVO-Pakete herunter, die der DGV speziell auf die Bedürfnisse von Clubs und Anlagenbetreibern erstellt hat.
Autor: Stefan Vogel | golfmanager 03/2018